Sprzedaż od A do Z. Zadatek, portfel, płatność na dwa sposoby, karnet, poprawka i zwrot

W poprzednim wpisie Marta Zielińska kupiła jeden zabieg i zapłaciła kartą. Prawdziwe popołudnie na recepcji rzadko jest tak proste. Klientka wpłaca zadatek przelewem, potem płaci z tego zadatku, dokupuje karnet i rozbija płatność na kartę i gotówkę, bierze krem do domu, a za tydzień go oddaje, bo uczula. Każdą z tych sytuacji przechodzimy tu po kolei, w Estelio, na jednym przykładzie.

Co się wydarzy w tym wpisie #

Na recepcji jest dziś Ola. Marta dzwoni rano i wpłaca przelewem 300 zł zadatku na pakiet oczyszczania wodorowego. Po południu przychodzi na pojedynczy zabieg za 180 zł i płaci nim z portfela. Decyduje się też na karnet na cztery zabiegi za 640 zł, który opłaca częściowo kartą, częściowo gotówką. Do tego bierze krem regenerujący za 139 zł. Po kilku dniach wraca z kremem, bo wystąpiła reakcja alergiczna.

Cennik i konta są już ustawione tak, jak w pierwszym wpisie. Tutaj zajmujemy się tylko sprzedażą.

Zadatek: pieniądze, które jeszcze nie są Twoje #

Zadatek wpłaca się z profilu klientki. W Klienci otwierasz Martę i klikasz Dodaj zadatek w szybkich akcjach po prawej. Okno ma cztery pola:

• Cel: na co są te pieniądze. Pisz konkretnie, na przykład „Pakiet 4x oczyszczanie wodorowe” albo „zaliczka na zabieg 15.11”. Za miesiąc nikt nie będzie pamiętał, co znaczyło „zaliczka”.
• Kwota i metoda płatności: jak pieniądze fizycznie wpłynęły. Marta zrobiła przelew.
• Bon podarunkowy: zaznaczasz tylko, gdy ktoś kupuje bon dla innej osoby. Tylko bon da się później przepisać na kogoś innego.
• Obsługa: kto przyjął wpłatę. Zostaw tylko siebie, chyba że faktycznie przyjmowałyście ją we dwie.

Po zatwierdzeniu w profilu Marty pojawia się Dostępne środki: 300 zł. Te pieniądze są już w kasie salonu, ale jeszcze nie zostały zarobione. Staną się Twoje, gdy Marta przyjdzie na zabieg.

Zabieg opłacony z portfela #

Marta przychodzi na pojedyncze oczyszczanie wodorowe za 180 zł. Ola otwiera Sprzedaż, zaznacza siebie jako sprzedawczynię, wybiera Martę z podpowiedzi, a w wierszu zabiegu kategorię „Oczyszczanie wodorowe” i wariant „1x”. W polu płatności wybiera Portfel.

W tym momencie nad formularzem pojawia się zielony panel Portfel klienta z listą zadatków Marty. Ola zaznacza wpłatę 300 zł i klika Użyj zaznaczonych.

Po zapisie saldo Marty spada do 120 zł. W Spisie zadatków oryginalna wpłata 300 zł dostaje status Wykorzystany, a system tworzy nowy wpis „Reszta z: Pakiet 4x…” na 120 zł ze statusem Aktywny. Dzięki temu widać zarówno pierwotną wpłatę, jak i to, co jeszcze zostało.

Karnet płatny kartą i gotówką #

Marta jest zadowolona i bierze karnet: „Oczyszczanie wodorowe 4x” za 640 zł. Ma przy sobie 240 zł gotówką, resztę chce zapłacić kartą. To jedna sprzedaż, nie dwie. Ola wybiera wariant „4x” i w płatności Mix.

Po kliknięciu „Zarejestruj wszystkie” otwiera się okno Rozdziel płatność. Ola wpisuje: karta 400 zł, gotówka 240 zł. System pilnuje, żeby suma zgadzała się z kwotą do rozliczenia. Dopóki się nie zgadza, przycisk zatwierdzenia jest nieaktywny.

Krem do domu #

Krem to pozycja typu Detal. W nowej sprzedaży Ola klika pomarańczowy plus pod wierszem albo przełącza pierwszy wiersz na „Detal”, wybiera z listy „Krem regenerujący SPF 30” i wpisuje cenę 139 zł. Przy produktach z magazynu lista pokazuje też, ile sztuk jest na stanie.

Nic więcej nie trzeba robić w magazynie. Sprzedaż sama zdejmuje sztukę ze stanu, a w profilu Marty krem trafia do zakładki „Produkty”. O tym, jak liczy się kosmetyki, marżę i zużycie, będzie osobny wpis.

Trzy zakupy, jedno popołudnie: gdzie to wszystko widać #

Dzisiejsza sprzedaż pokazuje każdą pozycję z dzisiaj: godzinę, klientkę, co, ile, kto. Przy każdej jest ołówek do poprawki i krzyżyk do usunięcia.

Podsumowanie dnia rozbija wpływy na metody płatności. Po dzisiejszym popołudniu kafelki pokazują: gotówka 240 zł (z karnetu), karta 539 zł (400 zł z karnetu i 139 zł za krem), przelew 300 zł (poranny zadatek). Zabiegu za 180 zł nie ma w kafelkach, bo został opłacony z portfela, a te pieniądze policzyły się rano jako przelew.

Na koniec zmiany porównujesz kafelki z terminalem i kasą. Gotówka 240 zł w szufladzie, 539 zł na terminalu, 300 zł na koncie bankowym. Jeśli się zgadza, dzień zamknięty.

Pomyłka w kwocie: poprawiasz, nie dopisujesz #

Ola zauważa, że przy karnecie wpisała zły komentarz. W Dzisiejszej sprzedaży klika ołówek przy tej pozycji. Otwiera się okno edycji: data, sprzedawczynie, klientka (z możliwością zmiany, gdyby sprzedaż trafiła na niewłaściwą osobę), nazwa, szczegóły, kwota, płatność, komentarz.

Zasada jest jedna: pomyłkę poprawia się w tej samej pozycji. Nie dodawaj drugiej sprzedaży „na minus” i nie usuwaj starej, żeby wpisać nową, bo rozjedzie to raport dnia i historię klientki. Do szukania starszych transakcji służy Historia sprzedaży z wyszukiwarką po klientce, zabiegu, sprzedawczyni i komentarzu.

Transakcje sprzed kilku dni poprawia właścicielka w Administracja → Edycja awaryjna. Działa dla sprzedaży z ostatnich 30 dni i zostawia w Dzienniku wyraźny wpis alarmowy, którego nie da się przeoczyć.

Karnet w profilu: co może zrobić recepcja #

W profilu Marty, w zakładce Wizyty, karnet ma własny wiersz z datą ważności i czterema przyciskami.

• Przedłuż: gest dobrej woli salonu, gdy klientka nie zdążyła wykorzystać wejść.
• Zawieś: prawo klientki z regulaminu, na przykład na czas choroby. System liczy, ile razy i na ile dni karnet był zawieszany.
• Ustaw datę: korekta pomyłki w dacie ważności, także skrócenie.
• Zakończ: zamknięcie karnetu, gdy wszystkie wejścia są wykorzystane. Dzięki temu lista wygasających karnetów nie zaśmieca się starymi pozycjami.

Krem wraca po tygodniu #

Marta oddaje krem: reakcja alergiczna. Produkt był otwarty, więc nie wraca na półkę. Zwrotu nie robi się przez usuwanie starej sprzedaży. W profilu Marty, w zakładce Produkty, przy kremie jest przycisk Zwrot.

Okno zwrotu podpowiada pełną kwotę 139 zł i sposób zwrotu. Pieniądze oddaje się tak, jak klientka płaciła: Marta płaciła kartą, więc zwrot idzie na kartę. Pole Produkt wraca na stan magazynu Ola zostawia odznaczone, bo otwartego kremu nie sprzeda. Powód zwrotu jest obowiązkowy i będzie widoczny w historii Marty.

Po zatwierdzeniu w historii pojawia się wpis ze znacznikiem ZWROT na minus 139 zł z dzisiejszą datą, a pierwotny zakup dostaje dopisek „zwrócono”. Zeszły tydzień w raportach się nie zmienia. Dzisiejsza kasa jest o 139 zł mniejsza i to jest prawda.

Gdyby Marta oddała zamknięty, nieużywany produkt, Ola zaznaczyłaby „Produkt wraca na stan magazynu” i sztuka wróciłaby do stanu automatycznie.

Jeśli coś się nie zgadza #

• Kasa pokazuje inną kwotę niż Podsumowanie dnia. Najpierw sprawdź zadatki: wpłata liczy się w dniu wpłaty, zabieg z portfela nie liczy się wcale. Potem zwroty z dzisiaj, bo zmniejszają dzisiejsze wpływy.
• Liczba transakcji jest za wysoka przy normalnym utargu. Ktoś wpisuje płatność na dwa sposoby jako dwie sprzedaże zamiast Mix.
• W Historii często widać metodę „Ręczne” albo „System”. To metody techniczne, wyłączone z raportów finansowych. Jeśli recepcja używa ich jako domyślnych, utarg w raportach jest zaniżony.
• Klientka twierdzi, że ma więcej w portfelu. Otwórz Spis zadatków i wpisz nazwisko. Zobaczysz każdą wpłatę, jej status i to, z czego została rozliczona.
• Krem oddany, a stan magazynu nie wzrósł. Przy zwrocie pole „Produkt wraca na stan” było odznaczone. To celowe przy otwartych produktach. Jeśli to pomyłka, skoryguj stan w magazynie ręcznie.
• Usunęłam sprzedaż przez pomyłkę. Usunięcie to zmiana statusu, nie skasowanie. Rekord zostaje w bazie i manager widzi go w Dzienniku zdarzeń.

Trzy rzeczy, o które pytają recepcje #

Czy mogę przyjąć zadatek w trakcie zwykłej sprzedaży? Tak. Różowy plus „Zadatek” pod wierszem dodaje wpłatę na portfel do tej samej transakcji. Klientka wychodzi po zabiegu, dokłada 200 zł na następny pakiet, wszystko na jednym paragonie.

Co jeśli klientka chce zwrotu zadatku, a nie zabiegu? To decyzja managera. Zadatek dostaje własny wpis zwrotu ze statusem; nie edytuje się kwoty wpłaty wstecz.

Czy mogę wpisać sprzedaż na dwie osoby z zespołu? Tak, zaznaczasz dwa kafelki sprzedawczyń. Kwota dzieli się między nie po równo w statystykach.

Szczegółowy opis każdego pola jest w pomocy pracownika, rozdział „Sprzedaż” i „Zadatki i portfel klienta”.

Następny wpis: kosmetyki i liczenie. Skąd system wie, ile zostało na półce, jak liczy marżę i co się dzieje ze stanem, gdy krem zużywasz do zabiegu zamiast sprzedawać.