Witaj w Estelio

Każdy pracownik ma swój 4-cyfrowy PIN. Po wybraniu siebie z ekranu i wpisaniu PIN-u system rozpozna kim jesteś i pokaże tylko te narzędzia, których potrzebujesz.

Standardowa procedura logowania

Wylogowanie

U dołu lewego menu czerwony przycisk 🔒 Wyloguj się. Klikasz przed odejściem od komputera. Sesja trwa maksymalnie kilka godzin, potem i tak Cię wyrzuca, ale lepiej wylogować się ręcznie.

Pulpit to Twój ekran dowodzenia. Wszystko, co dzieje się "tu i teraz", zebrane w jednym widoku. Zaprojektowany żebyś po 5 sekundach wiedziała: co się działo, co Cię czeka, co masz robić.

Sekcja "📊 Na dziś" (tylko admin/manager)

Cztery kafelki z liczbami:

• Sprzedaż dzisiaj — np. 4 580 zł (suma wszystkich sfinalizowanych transakcji)
• Transakcji — np. 12 (uwzględnia mix jako 1, ignoruje system/ręczne)
• Klientów dzisiaj — np. 9 (unikalni klienci, którzy odwiedzili)
• Średnia wartość transakcji — np. 381 zł (sprzedaż ÷ liczba transakcji)

Recepcja, kosmetolog, praktykantka — tej sekcji NIE widzą. Ochrona — to liczby zarządcze, dla managera/admina.

Sekcja "Twoje zadania" (od 27.10.2026 — jedna lista)

Widget zadań — opisany szczegółowo w sekcji Zadania. Tu krótko:

• Nagłówek "Masz X aktywnych zadań" + "ile telefonów · ile po terminie · ile na dziś"
• Trzy przełączniki: Wszystkie · Telefony · Do zrobienia — liczby się sumują, domyślnie Wszystkie; obok "Tylko moje", filtr obszaru i wyszukiwarka
• Lista pogrupowana czasem: Po terminie · Na dziś · Zaplanowane · Bez terminu (po 4 wiersze, dalej "Pokaż pozostałe")
• Przy telefonie: przycisk Zadzwoń · numer i "Oddzwonić później"; przy każdym zadaniu "Przełóż termin", "Zrobione" i menu "⋮"
• Przycisk "+ Nowe zadanie" i link "Szablony cykliczne" — jeśli Twoja rola pozwala (recepcja+)

Sekcja "⚡ Szybki dostęp"

Kompaktowe kafelki-skróty do rzeczy, do których w ciągu dnia wraca się najczęściej. Sprzedaż, klientów i magazyn masz zawsze w menu po lewej — tu są skróty „operacyjne":

Kafelki dodatków pojawiają się tylko wtedy, gdy dany dodatek jest włączony w Twoim salonie — dlatego Twój Pulpit może wyglądać nieco inaczej niż na screenach koleżanki z innego salonu.

Panel „🔎 Do sprawdzenia"

To codzienna „skrzynka spraw" recepcji — system sam zbiera w jedno miejsce rzeczy, które łatwo przegapić:

• Wygasające karnety — pakiety, których ważność kończy się w ciągu 14 dni (albo już minęła). Z tego miejsca możesz od razu przedłużyć ważność albo oznaczyć karnet jako zakończony — szczegóły w sekcji Karnety i ważność.
• Zadatki do wyjaśnienia — portfele, które wiszą nietknięte i warto o nich porozmawiać z klientką.
• Drobiazgi — pozostałe pozycje wymagające decyzji człowieka.

Pozycję, którą świadomie odkładasz, można pominąć — nie będzie alarmować ponownie. Dobra praktyka: zerknij na licznik przy kafelku raz dziennie, najlepiej rano.

Sekcja "⚠️ Wymaga uwagi"

Alerty ze wszystkich modułów:

• Niski stan magazynu — produkty poniżej minimum (np. "95 produktów wymaga uzupełnienia")
• Zbliżające się urodziny — w tym tygodniu (z wyróżnieniem: "2 osoby mają urodziny dziś")
• Klienci bez kompletu RODO — liczba klientów którym brakuje zgody/regulaminu

Klikasz na alert = przechodzisz do odpowiedniej sekcji, gdzie możesz to ogarnąć.

Pasek "💎 Klub" — sprawy czekające na obsługę

Jeśli salon korzysta z dodatku Klub, nad Pulpitem może pojawić się fioletowy pasek z liczbami: ile osób czeka na aktywację konta, ile nagród jest do wydania i ile zgłoszeń przyszło z promocji.

• Pasek pokazuje się tylko wtedy, gdy naprawdę jest co zrobić — przy pustej liście jest niewidoczny i nie zajmuje miejsca.
• Kliknięcie przenosi do sekcji Klub, do zakładki „Do obsłużenia".
• Widzą go osoby z dostępem do Klubu: administrator, właściciel i recepcja.

Powstał po to, żeby zgłoszenia nie leżały niezauważone. Wcześniej widać je było dopiero po wejściu w sekcję Klub — a klientka w tym czasie czekała na aktywację, o której nikt nie wiedział.

Sekcja "💳 Ostatnie transakcje (dziś)"

Skrótowy podgląd ostatnich 5-10 transakcji dnia. Pełną listę masz w "Historii sprzedaży".

Sekcja "💡 Co możesz zrobić teraz?"

Trzy proaktywne propozycje:

• 🎁 Zaproponuj zabieg — sprawdź klientki z modułu Retencji i zaproponuj kolejną wizytę
• 👤 Dodaj nową klientkę — jeśli ktoś przyjdzie, lepiej z przygotowaną kartą
• 🧮 Podsumowanie dnia — zobacz wyniki na dziś (manager+) lub po prostu sprawdź transakcje

Napis „Estelio · wersja …" na samym dole Pulpitu

Na dole Pulpitu (tylko tam) jest drobny szary napis z datą i godziną ostatniego wdrożenia. Po co? Gdy dzwonisz z problemem, osoba po drugiej stronie poprosi: „odczytaj mi wersję z dołu Pulpitu". Jeśli data jest starsza niż ostatnie wdrożenie, Twoja przeglądarka trzyma stare pliki — wystarczy Ctrl + F5 (pełne odświeżenie) i problem zwykle znika, zanim ktokolwiek zacznie go szukać.

Najczęstsza rzecz, którą robisz w Estelio. Po zabiegu lub zakupie kosmetyku wpisujesz: ile, kto wykonał, jaką metodą zapłacił, kto był klientem. System sam zaktualizuje magazyn (jeśli to kosmetyk), saldo zadatków (jeśli płatność z portfela) i statystyki.

Standardowa procedura sprzedaży

Multisprzedaż z zadatkiem — Zabieg + Detal + Zaliczka w jednym

Najczęstsze konfiguracje:

• Zabieg + Detal — klasyk po zabiegu, klientka dokupuje kosmetyk do domu
• Zabieg + Zadatek — robisz dzisiaj, klientka „dorzuca" zaliczkę na pakiet
• Zabieg + Detal + Zadatek — pełen scenariusz (kasowy zabieg, krem, plan na przyszłość)
• 2× Detal — klientka kupuje dwa produkty bez zabiegu (czysta sprzedaż detaliczna)

Płatność typu Mix

Wybierasz 🔀 Mix i otwiera się okienko, gdzie wpisujesz kwoty częściowe. System sam sprawdzi, czy się sumują do całości.

Wykorzystanie portfela / zadatku

Klientka wpłaciła wcześniej zadatek? Wybierz metodę 👛 Portfel lub 👛 Zadatek. System pokaże dostępną kwotę przy nazwisku klientki i zaktualizuje saldo po sprzedaży.

Edycja / usunięcie pomyłkowej sprzedaży

Wszystkie edycje są logowane — manager widzi w "Dzienniku zdarzeń" co kto poprawił. Nie bój się robić korekt — lepiej skorygować niż zostawić błąd.

Historia sprzedaży — szukaj po wszystkim, także po komentarzu

W Sprzedaż → Historia jedna wyszukiwarka przeszukuje naraz klientkę, zabieg lub produkt, sprzedawcę i treść komentarza. Pod polem pojawia się licznik „Znaleziono: X", więc od razu wiesz, czy trafiłaś. Komentarz to dobre miejsce na słowa-klucze, po których potem łatwo coś odnaleźć: „promo wrzesień", „reklamacja", „bon urodzinowy".

Klientka wpłaciła zaliczkę przed zabiegiem? Kupiła pakiet 5 zabiegów z góry? Dostała bon na urodziny? Zostawiła "kasę na koncie" do wykorzystania? To wszystko zadatki / portfel. System pilnuje, ile każda klientka ma do wykorzystania.

Wpisanie zadatku / wpłaty na portfel

Wchodzisz w Sprzedaż → Wpłata zadatku (zwykle pomarańczowy przycisk). Wypełniasz:

• Klientkę z bazy (jak nowa — najpierw dodaj w Klienci)
• Kwotę wpłacaną
• Metodę płatności — Gotówka/Karta/Blik/Przelew/...
• Cel zadatku (opcjonalnie, ale zalecane) — np. "Pakiet 5x endermologia", "Zaliczka na zabieg 30.05", "Bon urodzinowy 200 zł"
• Pracownika obsługującego (kto przyjmował wpłatę)

Sprawdzanie salda klientki

Można też sprawdzić w Sprzedaż → Spis zadatków — lista wszystkich aktywnych portfeli, ułożona po klientach lub kwocie. Lista jest stronicowana po 20 wpisów (przyciski na dole), dzięki czemu otwiera się szybko także na telefonie.

Wykorzystanie zadatku przy sprzedaży

Przy zwykłej sprzedaży, w polu "Metoda płatności" wybierasz 👛 Portfel. System sprawdzi saldo i:

• Jeśli wystarczy — zmniejszy saldo o cenę zabiegu
• Jeśli nie wystarczy — pokaże ostrzeżenie i zaproponuje płatność Mix (Portfel + reszta inną metodą)

Statusy zadatków

Zwrot zadatku

Ważność pakietów opłaconych zadatkiem

Gdy klientka kupuje pakiet z terminem ważności, system pilnuje daty i przypomni w panelu „Do sprawdzenia", zanim pakiet wygaśnie. Przedłużanie i zamykanie karnetów opisane jest w sekcji Karnety i ważność.

Klientka kupuje krem, peeling, serum, witaminy, kosmetyczkę do domu? To wciąż zwykła sprzedaż w Estelio, w kategorii „Detal". System automatycznie zmniejszy stan magazynu i policzy osobno do statystyk kosmetyków lub suplementów (w zależności od typu produktu).

Co specyficzne dla kosmetyków

• Stan magazynu zmniejszy się automatycznie po zatwierdzeniu sprzedaży — nie musisz nic robić ręcznie w magazynie
• Cena podpowie się z cennika magazynowego (cena brutto na produkcie)
• Liczba sztuk — wpisz precyzyjnie w polu "Szczegóły" lub "Komentarz" (np. "2 szt." jeśli klientka bierze dwa kremy). System sczyta to z formatu "2 szt." lub "1,5 szt."
• Po sprzedaży sprawdź w magazynie czy stan jest poprawny — szczególnie przy nowych produktach

Sprzedaż 0,5 szt. (np. próbka albo połowa)

Zdarza się że sprzedajesz pół opakowania (np. ampułki w mniejszej liczbie). Wpisz w "Szczegóły": 0,5 szt.. System odejmie 0,5 z magazynu.

Zwrot kosmetyku

Klientka oddaje produkt? Do tego służy dedykowany przycisk ↩ Zwrot w historii sprzedaży na jej profilu — system sam zrobi ujemny wpis, odda pieniądze w statystykach właściwą metodą i (jeśli chcesz) przywróci sztuki na stan magazynu. Pełna instrukcja ze scenkami w sekcji Zwroty. Nie edytuj i nie usuwaj pierwotnej sprzedaży „na piechotę" — zwrot robi to lepiej i zostawia czysty ślad.

Zwroty są rzadkie — w razie wątpliwości zawsze zgłoś managerowi. Salon ma swój regulamin zwrotów (zwykle: nieotwierany produkt + paragon w 14 dni; wyjątek: reakcja alergiczna).

💊 Suplementy i witaminy

Produkty z magazynu które mają typ „Suplement" (np. Aliness Czerwona Koniczyna, multiplik witaminowy, omega-3) są traktowane jako osobna kategoria w raportach. Z punktu widzenia recepcji sprzedajesz je dokładnie tak samo jak kosmetyki — ale w raportach pojawiają się osobno.

Gdzie zobaczysz osobne sumy?

• Analiza → Miesiąc — dwa hero-boxy obok siebie: różowy „Sprzedano Kosmetyków" + fioletowy „Sprzedano Suplementów"
• Analiza → Pracownik — kafle KPI rozdzielone na kosmetyki i suplementy
• Podsumowanie dziennej sprzedaży — chipy w wierszu z liczbą sztuk każdego typu
• Raport końca dnia (Zebranie) — dwa rankingi: „💄 Ranking Kosmetyków" + „💊 Ranking Suplementów"
• Targety — nowy typ celu: „Suplementy (szt.)"

Jako recepcja nie musisz nic pamiętać — wybierasz produkt z dropdownu, reszta dzieje się automatycznie. Ważne tylko, żeby przy dodawaniu nowego produktu do magazynu wybrać poprawny typ (Krem / Serum / … / Suplement). Jeśli kosmetolog poprawi typ produktu w magazynie później — wszystkie historyczne sprzedaże tego produktu też zostaną przepisane do właściwej kategorii w raportach (na poziomie wyświetlania, baza zostaje czysta historycznie).

Klientka oddaje krem, rezygnuje z opłaconego zabiegu, należy jej się częściowy zwrot? System ma do tego osobny mechanizm. Zwrot to nowy, ujemny wpis w historii — pierwotna sprzedaż zostaje nietknięta, raporty z tamtego dnia się nie zmieniają, a dzisiejsza kasa pokazuje, że pieniądze wyszły. Wszystko się zgadza i wszystko widać.

Jak zrobić zwrot — krok po kroku

Dlaczego tak, a nie „edytuj/usuń starą sprzedaż"?

• Raporty historyczne zostają prawdziwe — dzień sprzedaży dalej pokazuje, że sprzedaż była. Zwrot obciąża dzień, w którym faktycznie oddajesz pieniądze.
• Kasa się zgadza — jeśli dziś oddałaś 180 zł gotówką, dzisiejszy raport to widzi.
• Ślad jest kompletny — plakietka ZWROT, powód, kto i kiedy. Zero domysłów przy kontroli.
• Blokada podwójnego zwrotu — system łączy zwrot z pierwotną pozycją, więc nikt (nawet przez pomyłkę) nie zwróci tej samej rzeczy dwa razy.

Pakiety i karnety mają termin ważności. System pilnuje go za Ciebie: przy karnecie w historii klientki widać plakietkę z datą ważności, a te, które kończą się w ciągu 14 dni, trafiają na listę w panelu „Do sprawdzenia". Twoje narzędzia: Przedłuż, Zawieś, Ustaw datę i Zakończ — każde jednym kliknięciem, każde ze śladem w Dzienniku.

Skąd karnet „wie", do kiedy jest ważny

Termin ważności wynika z ustawień zabiegu w cenniku — pakiet dostaje datę ważności liczoną od dnia zakupu (np. „5x endermologia — 90 dni"). Zabiegi bez ustawionej ważności są bezterminowe i system ich nie alarmuje. Datę ważności widać jako plakietkę przy pozycji w historii klientki: zieloną (daleko), żółtą (blisko końca) albo czerwoną (po terminie).

Trzy akcje przy karnecie

Akcje działają na całym karnecie (grupie zabiegów z pakietu) — nie musisz klikać osobno przy każdej pozycji z serii.

Zawieszenie ważności — gdy regulamin na to pozwala

Przedłużenie to gest dobrej woli salonu. Zawieszenie to prawo klientki zapisane w regulaminie (np. „karnet można zawiesić dwa razy w roku, maksymalnie na 30 dni"). Mechanicznie wychodzi na to samo — data ważności się przesuwa — ale system prowadzi osobny licznik zawieszeń, żeby recepcja wiedziała, czy limit z regulaminu nie został już wyczerpany.

✎ Ustaw datę — gdy trzeba cofnąć pomyłkę

Lista wygasających karnetów jest w dwóch miejscach: na Pulpicie w Do sprawdzenia oraz w Klienci → Klienci → zakładka Wygasające karnety. To ta sama lista — karnet pominięty w jednym miejscu nie wraca w drugim.

Lista wygasających — rytuał recepcji

1. Raz dziennie zerknij na kafelek Do sprawdzenia na Pulpicie (licznik pokazuje, czy coś czeka).
2. Karnety kończące się w ciągu 14 dni — zadzwoń, umów pozostałe zabiegi.
3. Klientka nie może przyjść? Przedłuż o rozsądny okres i zapisz powód w notatce.
4. Karnet domknięty? Zakończ — lista zostaje czysta i alarmuje tylko o realnych sprawach.

Każda klientka ma swój profil ze wszystkim: dane kontaktowe, historia wizyt, dokumenty RODO, zadatki, notatki. To Twoja "encyklopedia klientek" — przed każdym zabiegiem zerknij, żeby przypomnieć sobie szczegóły.

Wejście do kartoteki

Menu po lewej → Klienci → Klienci. Lista wszystkich osób w bazie. U góry wyszukiwarka — wpisz fragment imienia, nazwiska, telefonu lub ID. System filtruje na żywo. Obok wyszukiwarki jest filtr 📸 Zgoda na publikację (opisany niżej), a przy nazwiskach na liście plakietka pokazująca, czy klientka zgodziła się na publikację wizerunku.

Filtr „📸 Zgoda na publikację" — kto pozwala na zdjęcia w social mediach

Zgoda na publikację wizerunku jest częścią formularza RODO. Żeby nie wchodzić w każdy profil osobno, w kartotece jest filtr z pięcioma opcjami:

• ✅ Pełna zgoda — można publikować zdjęcia bez ograniczeń.
• ⚠️ Warunkowa — zgoda z zastrzeżeniem, np. „bez twarzy". Zanim coś wrzucisz, sprawdź warunek w profilu.
• ✅⚠️ Jakakolwiek zgoda — pełna i warunkowa razem; do szybkiego „kogo mogę pokazać".
• ❌ Brak zgody — do przekonania — klientki z podpisanym RODO, które odmówiły. Lista do rozmowy przy następnej wizycie.
• 📄 Bez podpisanego RODO — tu zgody jeszcze nie ma, bo nie ma formularza. Najpierw dokumenty, potem pytanie o zdjęcia.

Co znajdziesz w profilu klientki

Dodawanie nowego klienta

W formularzu nowego klienta:

• Imię + Nazwisko — wymagane
• Telefon — bardzo zalecane (urodziny, retencja, kontakt)
• Email — opcjonalne, przydatne do mailingów
• Data urodzenia — opcjonalne, ale aktywuje moduł urodzin
• Adres — jeśli klient chce fakturę albo ma być wysyłany kosmetyk pocztą

System automatycznie nada ID. Po dodaniu od razu możesz nową klientkę używać w sprzedaży.

Dwie klientki o tym samym imieniu i nazwisku

Zdarza się: dwie Anny Michałowskie. Dawniej recepcja ratowała się kropką przy nazwisku. Teraz nie trzeba — w podpowiedziach przy wyborze klientki (sprzedaż, zadatek, konsultacja) każda osoba ma dopisany telefon i ID, np. „Anna Michałowska · 601 234 567 · ID 487". Wybierasz tę z właściwym numerem, a system zapisuje sprzedaż po ID, nie po nazwisku.

• Jeśli wpiszesz samo nazwisko i pasują dwie osoby, system nie zgadnie — poprosi o wybranie z listy, pokazując obie z telefonami.
• Telefon w kartotece jest zapisywany w jednolitym formacie (bez „+48" i spacji), więc wyszukiwanie po numerze działa niezależnie od tego, jak go wpisano.
• Jeżeli to naprawdę jedna osoba z dwiema kartami — nie poprawiaj ręcznie, użyj ⋮ Akcje → Usuń duplikat, który scala historię.

Edycja danych klientki

W kartotece kliknij imię → otwiera się profil → przycisk "Edytuj dane". Zmień, co trzeba, zapisz. Wszystkie zmiany są logowane.

Notatki — najlepszy schowek na info

Pole "Notatki" w profilu — pisz wszystko ważne:

• Alergie: "uczulona na retinol", "alergia na olejek z drzewa herbacianego"
• Preferencje: "lubi muzykę spokojną", "nie pije czarnej herbaty"
• Sytuacje rodzinne: "ma dzieci, czasem trzeba przesunąć wizytę", "mąż pracuje za granicą — mało elastyczna"
• Ważne info: "raz odmówiła konsultacji za 100 zł — mówić zniżkowo"

Memo-hero — najważniejsze info od razu na wierzchu

Nad profilem klientki (zaraz pod nazwiskiem) wyświetla się „memo-hero" — wyciąg najważniejszych ostrzeżeń jako kolorowe pigułki. To pierwsza rzecz którą widzisz wchodząc w klientkę.

• 🔴 Alergie — pigułka czerwona, np. „Alergia: retinol"
• 🟡 Ciąża / karmienie — pigułka żółta z datą
• 🟣 Choroby przewlekłe — pigułka fioletowa
• 🔵 Notatka recepcji — to co ostatnia osoba zaznaczyła jako ważne (np. „Mąż odbiera, mówi po angielsku")
• 🟢 Dodatkowe dokumenty — pigułka jeśli klientka ma podpięte pliki (wynik konsultacji, etykieta kosmetyku który używa w domu, certyfikat alergii)

Memo-hero generowane jest automatycznie z notatek + dodatkowych dokumentów + zaznaczonych pól w profilu. Pisz w notatkach precyzyjnie — system to przepuści przez filtry i wybije ważne rzeczy.

🗑️ Soft-delete — gdy trzeba usunąć klientkę

System ma 4 sposoby „usunięcia" klientki, z czego żaden nie kasuje historii sprzedaży. Wszystkie wybierane z menu „Usuń klientkę" w profilu, każdy zostawia ślad w logu z możliwością cofnięcia:

1. Duplikat — gdy ta sama klientka jest dwa razy w bazie (np. „Anna Kowalska" i „Ania Kowalska"). Łączysz historię i zostawiasz jeden profil.
2. Zapomnienie RODO — klientka prosi o anonimizację. Dane personalne nadpisywane „Klient #1234", historia sprzedaży zostaje (5 lat dla US).
3. Klient zmarły — szczególny przypadek, profil zachowany ale oznaczony jako nieaktywny, nie pojawia się w retencji ani urodzinach.
4. Klient problematyczny — nie obsługujemy więcej, ale historia ze względów audytowych. Recepcja widzi ostrzeżenie przy próbie umówienia.

⋮ Akcje — menu przy nazwisku w profilu

Obok nazwiska klientki jest przycisk ⋮ Akcje ▾. Zbiera rzadziej używane operacje, żeby nie zaśmiecać profilu: cztery warianty usunięcia (wyżej), ⏳ Odwołanie po czasie oraz 🕓 Zawieś wszystkie karnety (opisane w sekcji Karnety).

⏳ Odwołanie po czasie regulaminowym — jednorazowa ulga

Wiele salonów ma w regulaminie zasadę: odwołanie wizyty później niż 24 h przed terminem = zadatek przepada, ale pierwszy raz wybaczamy. Żeby recepcja nie musiała pamiętać, kto już „wykorzystał" swój pierwszy raz, w profilu jest flaga.

Ranking klientów — kto wydaje najwięcej i komu należą się jeszcze wejścia

Klienci → Ranking to osobny widok (celowo poza listą klientów, żeby jej nie spowalniać) z dwoma trybami:

System sam pilnuje, kto ma urodziny — wystarczy mieć datę urodzenia w profilu. Twoja praca: zadzwonić, złożyć życzenia, zaproponować rabat lub bon. Mała czynność, wielki efekt na lojalność klientek.

Co pokazuje sekcja Urodziny

• Dziś — kto ma urodziny dzisiaj. Zadzwoń!
• W tym tygodniu — kto będzie miał, możesz przygotować się
• W tym miesiącu — pełen przegląd

Przy każdym wpisie:

• Imię + wiek (Pani Anna, 35 lat)
• Telefon — klikalny, kopiuje się lub dzwoni (zależnie od urządzenia)
• Ostatnia wizyta — wiesz, czy klientka jest "ciepła" czy "śpiąca"
• Łącznie wydano — wiesz, jaka skala jubilatki
• Komentarz — to co wpisała poprzednia recepcja

Procedura urodzinowa salonu

1. Sprawdź w urodzinach kto ma dziś
2. Zadzwoń — życzenia + propozycja
3. Zaproponuj:
   • Jubilatki "ciepłe" (były niedawno) — 10-15% rabat na kolejny zabieg
   • Jubilatki "śpiące" (>3 miesiące) — bon 100-200 zł na powrót
   • VIP-y (wydały >3000 zł) — większy gest, np. zabieg w prezencie albo pakiet
4. Zaznacz w komentarzu — co zaproponowałaś, jaka odpowiedź

Kiedy NIE dzwonić

Salon ma swoje zasady, ale ogólne:

• Klientki które wyraźnie poprosiły "bez kontaktu" (zaznaczone w notatkach)
• Klientki bez podpisanej zgody marketingowej (RODO)
• Klientki problematyczne (oznaczone przez managera)

RODO to nie biurokracja — to ochrona klientki i Twojego salonu. Estelio pilnuje, kto co podpisał, alarmuje gdy brakuje, ułatwia procedurę "prawa do zapomnienia". Twoja rola: przy pierwszej wizycie dać do podpisu, zaznaczyć w systemie.

Co klientka podpisuje przy pierwszej wizycie

• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (RODO) — podstawowa, wymagana
• Regulamin salonu — zasady wizyt, odwoływania, zwrotów
• Zgoda marketingowa (opcjonalnie) — czy mogą do niej dzwonić z propozycjami, urodzinami
• Zgoda na zabieg konkretny (przy zabiegach inwazyjnych) — np. mezoterapia, peeling chemiczny

Sprawdzanie kompletności dokumentów

W profilu klientki widzisz, które zgody są podpisane (lista z checkboxami). W "Wymaga uwagi" na Pulpicie pojawia się alert "X klientów bez kompletu dokumentów" — kliknięcie pokaże listę.

Klientka prosi o "zapomnienie"

Co system pomaga z RODO

• Liczy klientki bez kompletnych zgód i pokazuje w Pulpicie
• Pozwala wprowadzić skan/fotkę dokumentu (załącznik do profilu)
• Zaznacza w profilu, które zgody są podpisane
• Zapewnia procedurę "prawa do zapomnienia" zachowując historię finansową

Dodatkowe dokumenty klienta

Obok podstawowych dokumentów RODO każda klientka ma sekcję „Dodatkowe dokumenty" — miejsce na pliki które nie pasują do standardowych zgód, ale są ważne dla pracy z klientką.

Co można wgrywać?

• 📄 Wyniki badań / konsultacji dermatologicznych
• 📋 Listy kosmetyków używanych w domu (etykiety, składy)
• 🧪 Certyfikaty alergii
• 💊 Lista przyjmowanych leków (relevantnych dla kosmetologii)
• 📸 Zdjęcia stanu wyjściowego (przed serią zabiegów)
• 📝 Indywidualne ustalenia (rabaty, pakiety) — gdy chcesz zostawić ślad poza notatkami

Czym to się różni od RODO?

RODO to zgody i regulaminy wymagane prawem. Dodatkowe dokumenty to narzędzie pracy — kosmetolog ma pod ręką wszystko co dotyczy konkretnej klientki bez szukania w segregatorach. Każdy plik ma własną notatkę, więc widać jednym spojrzeniem co to za dokument.

Wszystkie produkty (kosmetyki, akcesoria) są w magazynie. System pilnuje stanów, alarmuje gdy coś się kończy lub kończy ważność, mówi co zamówić. Twoja rola: sprawdzać alerty, dodawać nowe dostawy, robić cykliczne inwentaryzacje.

Stan magazynowy — co widzisz

Menu → Kosmetyki → Stan magazynowy. Na górze filtry kategorii: Wszystkie / Detal / ∑ Lista Zbiorcza, obok przyciski 🔄 Odśwież i 🖨️ Eksport PDF. Lista produktów z kolumnami:

Dodanie nowego produktu (nowy artykuł w cenniku)

Menu → Kosmetyki → Przyjęcie towaru. Wypełnij:

• Nazwa produktu (np. "Vagheggi serum nawilżające 30ml")
• Ilość początkowa (np. 6)
• Cena netto (np. 80)
• Cena brutto (np. 120)
• Data ważności (np. 2027-06-30)

Klikasz "Zapisz". Produkt pojawia się w stanie magazynowym i w liście rozwijanej przy sprzedaży.

Edycja produktu — zmiana stanu

• "Tester pracownika" (z autoryzacją managera)
• "Zepsute opakowanie - wyrzucono"
• "Pomyłka inwentaryzacyjna - korekta"
• "Darowizna na akcję marketingową"
• "Próbka dla klientki (gratis)"
• "Po dacie ważności - zutylizowano"

Co zamówić — automatyczna lista

Dwa rodzaje „Usuń" w raporcie zamówień

W raporcie „Co zamówić?" przy pozycjach pojawiają się przyciski, które wyglądają podobnie, ale robią dwie zupełnie różne rzeczy. Warto je rozróżniać, żeby nie skasować czegoś przez pomyłkę:

Po kliknięciu 🗑 Usuń system pyta o potwierdzenie („Produkt trafi do archiwum") — to świadoma decyzja, nie da się jej zrobić jednym przypadkowym kliknięciem.

„Pozostałe Braki" — trzy przyciski przy każdym produkcie

W Zadania na dziś sekcja Pozostałe Braki wylicza produkty poniżej celu (cel = minimum + 30%). Przy każdym wierszu masz trzy decyzje do podjęcia — i wszystkie są jednoznacznie podpisane:

W liście „Wycofane z zamówień" przy każdej pozycji są dwa przyciski: ↩️ przywróć na listę i 🗑️ usuń z magazynu — można więc najpierw coś wycofać „na próbę", a po kilku tygodniach dokończyć porządki bez szukania produktu w stanie magazynowym.

Historia zmian magazynowych

Każda operacja (edycja produktu, przyjęcie towaru, archiwizacja) zapisuje się automatycznie w logu systemu — kto, kiedy i co zmienił. Manager ma do tych wpisów wgląd w Dzienniku Zdarzeń i używa ich do kontroli.

Zmiana typu produktu

Bywa, że produkt został dodany z niewłaściwym typem — np. suplement Aliness wpadł jako „Krem", bo recepcja kliknęła domyślną opcję. W edycji produktu (✏️) jest dropdown „Typ" z pełną listą: Krem / Serum / Maska / Peeling / Ampułki / Olejek / Tonik / Żel / Pianka / Kosmetyk dekoracyjny / Akcesorium / Suplement / Inny.

📦 Akordeon w „Zadaniach Magazynowych"

Sekcja „Zadania magazynowe" na widget'cie zadań ma zwijane sekcje (akordeony) per kategoria: „Niski stan", „Krytyczny stan", „Po dacie", „Bliska data". Zwijasz strzałkę żeby ukryć kategorię która Cię nie obchodzi tego dnia — pulpit zostaje czysty.

Cyklicznie (raz w miesiącu, na koniec roku) sprawdzasz, czy stan systemu zgadza się z tym co fizycznie jest na półkach. To kluczowe — bez inwentaryzacji nie wiadomo czy ktoś coś bierze "po cichu", czy systemowe pomyłki rosną.

Procedura inwentaryzacji

1. Wybierz dzień — po zamknięciu salonu, najlepiej koniec miesiąca
2. Wejdź w Kosmetyki → Inwentaryzacja
3. Lista produktów pogrupowana po nazwie z aktualną ilością (filtry: Wszystkie / Profesja / Detal)
4. Idź po kolei z koleżanką (jedna liczy fizycznie, druga porównuje z systemem)
5. Różnice koryguj od razu przyciskami − / + przy produkcie — każda zmiana zapisuje się natychmiast
6. Produkt wycofany z oferty usuwasz przyciskiem X — trafia do 🗑️ Archiwum, skąd można go przywrócić (⟲)
7. Wolisz liczyć na papierze? 🖨️ Eksport PDF drukuje listę do odhaczania

Po inwentaryzacji — analiza różnic

Manager przegląda wpisy o korektach w logu systemu. Częste przyczyny różnic:

• Sprzedaż nie wpisana — kosmetolog dał klientce produkt ale nie zarejestrował
• Tester pracownika bez wpisu — ktoś wziął i zapomniał
• Pomyłka inwentaryzacyjna z poprzedniego razu
• Zniknięcie — niestety czasem się zdarza, manager bada dalej

Manager zostawił Ci zadanie? Chcesz zostawić notatkę drugiej recepcjonistce? Praktykantka ma listę "do zrobienia"? Wszystko tutaj — wbudowane w Pulpit, z kategoriami, priorytetami, deadline'ami, komentarzami.

Gdzie znajdziesz zadania?

Na Pulpicie, zaraz pod sekcją "Na dziś". Widget nazywa się "Twoje zadania" (recepcja/praktykantka) lub "Zadania zespołu" (manager/admin).

Co widzisz w widget'cie (od 27.10.2026)

• Nagłówek — "Masz X aktywnych zadań" i jedno zdanie: ile telefonów, ile po terminie, ile na dziś
• Przycisk "+ Nowe zadanie" i link "Szablony cykliczne (N)" w prawym górnym rogu (jeśli masz uprawnienia)
• Trzy przełączniki: Wszystkie · Telefony · Do zrobienia — liczby się sumują, nic nie jest schowane; domyślnie zawsze "Wszystkie"
• "Tylko moje" — zadania przypisane do Ciebie (imiennie lub na Twoją rolę); "Obszar" — filtr Klient / Magazyn / Kosmetyk / Sprzedaż / Inne; wyszukiwarka po tytule i kontakcie
• Lista pogrupowana czasem: Po terminie · Na dziś · Zaplanowane · Bez terminu — po 4 wiersze, dalej "Pokaż pozostałe N"
• Wiersz zadania: ikona słuchawki (telefon) albo ptaszka (do zrobienia), tytuł, znacznik obszaru (+N, gdy jest ich więcej), termin (czerwony, gdy minął), "Pilne/Ważne"; przy telefonie przycisk Zadzwoń · numer
• Akcje: "Zrobione", "Przełóż termin" (przy telefonie "Oddzwonić później") i menu "⋮"; "Zlecone przeze mnie" — rozwijana sekcja pod listą

Telefony: numer, "Oddzwonić później", wynik rozmowy

Zadanie może być typu Telefon albo Do zrobienia. Telefon ma adresata (klientkę lub lead z kampanii) i numer — numer dotyczy tylko tego zadania, nie zmienia karty klientki.

• Zadzwoń · 601 … — na telefonie wybiera numer, na komputerze otwiera program do dzwonienia; samo kliknięcie nie kończy zadania. Brak numeru? Wiersz pokazuje "Brak numeru — dodaj".
• Oddzwonić później — "za 2 godziny", "jutro 10:00" albo dowolny termin. Zadanie zostaje aktywne, zmiana terminu zapisuje się w historii.
• Wynik rozmowy (w szczegółach, po kliknięciu tytułu): Umówiona i Nie zainteresowana kończą zadanie; Nie odebrała zostawia je aktywne, liczy próbę i proponuje kolejny kontakt (domyślnie jutro 10:00). Podpis pod przyciskami mówi, co się stanie, zanim zapiszesz. "Umówiona" nie tworzy wizyty w Terminarzu.
• Lead: gdy telefon jest powiązany z leadem, "Umówiona" ustawia mu status umówiony, a "Nie zainteresowana" — odrzucony (tylko gdy lead był "nowy" lub "kontakt"; statusów "klient"/"umówiony"/"odrzucony" system nie zmienia po cichu).
• Historia w szczegółach: kto, kiedy, jaki wynik, jaka notatka, jaki kolejny termin.

Przełóż termin — także cudze zadanie

Przycisk Przełóż termin ma każdy, kto może zadanie wykonać (czyli ma je przypisane) — niezależnie od tego, kto je utworzył. Nie trzeba już pisać w komentarzu "zadzwonię jutro". Treść zadania (tytuł, opis) zmienia jego autor lub manager; recepcja może też edytować i archiwizować zadania, które ktoś jej zlecił, ale usuwa tylko własne.

Co możesz zrobić — wg roli

Recepcja

• Tworzyć zadania dla siebie (notatki własne — "zadzwoń do dostawcy o 12")
• Tworzyć zadania dla drugiej recepcjonistki ("Ania, sprawdź zamówienia w piątek")
• Tworzyć zadania dla praktykantek (jednej osoby lub całej roli "Praktykantka")
• Edytować i archiwizować zadania własne oraz te, które ktoś jej przypisał (przez ⋮); usuwać tylko własne
• Przekładać termin każdego przypisanego zadania ("Przełóż termin" / "Oddzwonić później")
• Oznaczać zadania jako "Zrobione", zapisywać wynik rozmowy przy telefonach
• Dodawać komentarze pod zadaniem (chat)

Praktykantka

• NIE tworzy zadań — tylko wykonuje
• Widzi swoje zadania (przypisane jej imiennie + na rolę "Praktykantka")
• Oznacza "✓ Zrobione"
• Może dodać komentarz (np. "zrobione, ale brakowało jednego elementu — zostawiam managerowi")

Tworzenie zadania (recepcja+)

Pola okna "Nowe zadanie" (od 27.10.2026)

Sześć najważniejszych rzeczy jest na wierzchu, reszta pod "Więcej":

Statystyki zespołu — kto ile zleca i zamyka (od 27.10.2026)

W Analiza → Zadania zespołu pod nagłówkiem jest przełącznik 📋 Lista / 📊 Statystyki. Statystyki widzi manager i właściciel (serwer sprawdza rolę) — recepcja ma swoje zadania na Pulpicie.

Powtarzające się zadania

Komentarze pod zadaniem

🛡️ Zabezpieczenia zadań cyklicznych

Zadania powtarzalne (codzienne, tygodniowe, miesięczne) możesz tworzyć śmiało — system ma dwa zabezpieczenia anti-duplikacji:

1. Warunek wyszukiwania istniejących instancji — uwzględnia zarówno zadania z deadline'em, jak i bez (te z datą utworzenia jako fallback)
2. UNIQUE INDEX na bazie po kluczu (tenant + zadanie nadrzędne + dzień instancji) — nawet gdy logika by zawiodła, baza fizycznie nie pozwoli na drugi taki sam wpis tego samego dnia

Co to oznacza dla recepcji: zadanie pojawi się dokładnie raz w wyznaczonym dniu, niezależnie od liczby ponownych uruchomień systemu czy automatyzacji.

Moduł Konsultacje służy do raportowania wyników konsultacji — kto ją przeprowadził, z jaką klientką, w ramach jakiej akcji promocyjnej i czy zakończyła się sprzedażą pakietu. Dzięki temu manager widzi, które kampanie i które osoby przynoszą efekty.

Widoki modułu Konsultacje

Raportowanie

Menu → Konsultacje → Raportowanie. Tu wpisujesz nowy wynik konsultacji. Pod formularzem jest lista "Ostatnie wpisy z tego miesiąca" — podgląd konsultacji zaraportowanych w bieżącym miesiącu.

Panel admin (manager)

Widoczny tylko dla managera. Tu konfiguruje się konsultantów (kto może być wybrany jako wykonujący) oraz akcje promocyjne i typy konsultacji — nazwa kampanii, obszar, cena startowa, próg sukcesu i szablon notatki. Jest też historia edycji wpisów modułu.

Analiza konsultacji (manager)

Wyniki finansowe konsultacji — skuteczność, przychody, zestawienia dzienne i miesięczne, ranking pracowników — manager znajdzie w sekcji Analiza.

Codzienne lub tygodniowe zebrania zespołu. System pomaga je prowadzić — zamiast pisać kartki z porządkiem dziennym, otwierasz "Zebranie" i wszyscy widzą to samo na swoich ekranach.

Co widzisz w "Zebranie"

• Statystyki dnia poprzedniego / tygodnia — sprzedaż, transakcje, klienci
• Ranking pracowników — top 3 lub top 5 sprzedawców
• Klientki wymagające uwagi:
  • Urodziny w tym tygodniu
  • Lista retencji (kto powinien być oddzwoniony)
  • Klientki bez kompletu RODO
• Top zabiegi i kosmetyki tygodnia
• Notatki dla zespołu — manager wpisuje, wszystkie role widzą

Praktyka odpraw — formaty

• Poranna 10-15 min — co wczoraj, co dziś, kto co robi
• Tygodniowa 30 min — bilans tygodnia, plan na nowy, problemy, propozycje
• Miesięczna 60 min — wyniki finansowe, targety, zmiany w salonie, edukacja

Klientki które dawno nie były — system pokazuje listę, sortuje wg ważności, daje narzędzia. Twoja praca: regularnie dzwoń. To jeden z najważniejszych elementów dochodu salonu — pozyskanie nowej klientki kosztuje 5x więcej niż utrzymanie obecnej.

Algorytm B+C — jak system sortuje

Klientki segmentowane są po dwóch wymiarach:

• B (Body — ciało): czas od ostatniej wizyty (60/90/180+ dni)
• C (Cash — kasa): łączna kwota wydana, średnia transakcja

System sortuje klientki najpierw po C (ile wydały) potem po B (jak dawno). Dlatego top listy to VIP-ki które dawno nie były — najbardziej priorytetowe do oddzwonienia.

Workflow recepcji — najlepsza praktyka

1. Stała godzina raz w tygodniu (np. wtorek 9:30, czwartek 14:00) — gdy salon jest spokojny
2. Otwiera "Moduł Retencji"
3. Bierze top 10 klientek z listy
4. Każdą po kolei: dzwoni, składa propozycję, zaznacza wynik
5. Wyniki: umówiona / nie odebrała / nie chce / oddzwonić w X
6. Komentarz: co powiedziała, jaką proponowała propozycję, kiedy oddzwonić

Co możesz zaznaczyć przy klientce

• ✓ Umówiona — udało się umówić (+ termin w komentarzu)
• 📵 Nie odebrała — brak kontaktu, oddzwonić w X dni
• 🚫 Nie chce wracać — klientka prosi o spokój, NIE dzwonić
• ⏰ Oddzwonić X.X. — klientka prosi o telefon w konkretnym terminie

Sleeping VIPs — najlepsza lista

System wyróżnia osobno tzw. Sleeping VIPs:

• Były w salonie ≥2 razy
• Wydały łącznie ≥500 zł
• Nie były >90 dni

To Twoja "lista marząco" — klientki sprawdzone, dające pieniądze, które tylko trzeba sprowadzić. Jak coś — zaczynaj od nich.

Administracja to zaplecze, w którym manager i właściciel ustawiają „jak działa salon": kto ma jakie konto, co można sprzedawać i za ile, jakie są rabaty i zadatki, jakie podpowiedzi widzi recepcja. Zwykła recepcja i kosmetolog tu nie wchodzą — to ustawienia, które wpływają na całą resztę systemu.

Cały moduł znajdziesz w lewym menu pod pozycją Administracja. Po rozwinięciu zobaczysz listę pozycji (zależnie od Twojej roli część może być ukryta):

• Edycja awaryjna — poprawianie transakcji z ostatnich 30 dni
• Kreator dostępów — konta pracowników, PIN-y, role
• Kreator rabatów — definiowanie zniżek
• Ustawienia zadatków — jak system proponuje wysokość zaliczki
• Zabiegi — katalog usług z cenami
• Pracownicy — lista osób przypisywanych do sprzedaży
• Podpowiedzi (sugestie) — reguły dosprzedaży
• Słownik kosmetyków — katalog produktów do sprzedaży
• Baza do akcji SMS — lista klientek, które zgodziły się na kontakt (patrz niżej)
• Moje Estelio+ (Dodatki) — płatne rozszerzenia systemu

Kto co widzi — uprawnienia (RBAC)

System celowo pokazuje każdej roli tylko to, czego potrzebuje. Dzięki temu praktykantka nie zmieni przez pomyłkę cennika, a recepcja nie ma wglądu w liczby zarządcze.

Baza do akcji SMS — kto zgodził się na kontakt

Przed wysłaniem jakiejkolwiek akcji marketingowej trzeba wiedzieć, kto w ogóle wyraził na to zgodę. Wcześniej dało się to sprawdzić wyłącznie otwierając profil każdej klientki po kolei — teraz jest jedna lista.

• Wybierasz rodzaj zgody: marketingowa e-mail albo na kontakt telefoniczny (ta druga nie jest zgodą marketingową!).
• Dostajesz listę klientek, które taką zgodę mają — z możliwością pobrania pliku CSV do wysyłki.

Tu powstają konta pracowników: imię (które jest jednocześnie loginem), 4-cyfrowy PIN i rola. To właśnie wybrana rola decyduje, co dany pracownik zobaczy w menu. Dostęp do tej sekcji ma tylko właściciel / megaadmin — bo to klucze do całego systemu.

Pola formularza konta

Edycja i usuwanie kont

Na liście kont przy każdym pracowniku są akcje:

• Edytuj — wczytuje konto do formularza u góry; możesz zmienić rolę, zresetować PIN (gdy ktoś zapomni), poprawić imię.
• Usuń — kasuje konto (z potwierdzeniem). Robisz to gdy pracownik odchodzi z salonu. Jego historia sprzedaży zostaje — usuwasz tylko możliwość logowania.

Edycja awaryjna — poprawianie starszych transakcji

Czasem trzeba poprawić sprzedaż sprzed kilku dni — błędna kwota, zła klientka, zła usługa. Standardowo robisz to w „Historii sprzedaży", ale do transakcji z ostatnich 30 dni jest osobne narzędzie: Administracja → Edycja awaryjna. Dostęp ma tylko właściciel / megaadmin.

• Wyszukiwanie — po kliencie, dacie lub usłudze.
• Zakres — tylko ostatnie 30 dni (starsze poprawiasz w Historii sprzedaży).
• Ślad — każda zmiana ląduje w Dzienniku zdarzeń jako alarmowa modyfikacja.

Wszystko, co pojawia się w formularzu sprzedaży — lista zabiegów z cenami, lista sprzedawców, lista kosmetyków — pochodzi stąd. Jeśli czegoś nie da się wybrać przy kasie, to znaczy, że nie zostało jeszcze dodane do katalogu.

Zabiegi — katalog usług z cenami

Sekcja Administracja → Zabiegi. To tutaj definiujesz wszystkie usługi, które salon sprzedaje, wraz z ceną podpowiadaną przy kasie.

Pola formularza zabiegu:

• Kategoria — grupa zabiegu (np. „Endermologia", „Masaż", „Mezoterapia"). Wybierasz z listy lub dodajesz nową.
• Wariant — doprecyzowanie (np. „Twarz", „Brzuch", „10x"). Można zostawić puste.
• Cena domyślna (PLN) — podpowiadana przy sprzedaży; recepcja może ją na miejscu skorygować (np. przy rabacie).
• Typ zabiegu — etykieta porządkująca do analiz (z ikoną i kolorem).

Na dole jest wyszukiwarka („Szukaj kategorii lub wariantu...") i tabela wszystkich zabiegów: Kategoria · Wariant · Cena · Typ · Akcja (edycja, usunięcie).

Typy zabiegów (ikona + kolor)

Przy polu „Typ zabiegu" jest link „+ Dodaj nowy typ" — otwiera okno zarządzania typami. Typ to etykieta z nazwą, ikoną (emoji, np. 🌿) i kolorem. Służy do grupowania zabiegów w analizach i wizualnego rozróżnienia. Przykładowe typy: „Pielęgnacja", „Iniekcje", „Modelowanie sylwetki", „Wellness".

Pracownicy — kto może być przypisany do sprzedaży

Sekcja Administracja → Pracownicy. To lista osób, które można wybrać jako „kto wykonał zabieg" przy sprzedaży. Uwaga: to nie to samo co konta logowania (te są w Kreatorze dostępów).

• Wpisujesz Imię i nazwisko, klikasz „Dodaj" — osoba pojawia się na liście.
• Przy każdej osobie masz edycję i usunięcie.
• Te imiona pojawiają się jako kafelki sprzedawców w formularzu sprzedaży i w rankingach w Analizie.

Słownik kosmetyków — katalog produktów

Sekcja Administracja → Słownik kosmetyków. Definiujesz tu produkty, które salon sprzedaje detalicznie (kremy, sera, suplementy). Do tej sekcji ma dostęp także recepcja.

Pola: Firma (marka) · Model (nazwa produktu) · Cena sprzedaży. Na górze wyszukiwarka („Szukaj firmy lub modelu..."), pod spodem lista produktów z edycją i usunięciem.

Dwa ustawienia, które porządkują kasę: gotowa lista rabatów (żeby recepcja nie liczyła zniżek z głowy) oraz reguła, według której system sam proponuje wysokość zadatku. Obie rzeczy są tylko propozycją — przy konkretnej sprzedaży zawsze można je zmienić.

Kreator rabatów

Sekcja Administracja → Kreator rabatów. Definiujesz tu zniżki, które potem recepcja wybiera z listy przy sprzedaży — bez ręcznego przeliczania.

Ustawienia zadatków

Sekcja Administracja → Ustawienia zadatków. Określasz, jak system proponuje wysokość zaliczki, gdy recepcja przyjmuje zadatek na zabieg. To zawsze tylko podpowiedź — recepcja może ją zmienić.

Tryb procentowy

Zadatek to ustalony procent kwoty zabiegu. Ustawiasz jedno pole — procent kwoty zabiegu (np. 50). Przy zabiegu za 300 zł system zaproponuje 150 zł zaliczki.

Tryb kwotowy (progi)

Zadatek zależy od przedziału ceny. Budujesz listę progów:

• „Do kwoty 200 zł → zadatek 50 zł"
• „Do kwoty 500 zł → zadatek 100 zł"
• „Do kwoty 1000 zł → zadatek 200 zł"

Każdy próg dodajesz przyciskiem „+ Dodaj". Dla kwot powyżej najwyższego progu wybierasz, co system ma zrobić:

• Użyj zadatku z ostatniego progu — bierze wartość z najwyższego progu.
• Wylicz jako procent — pojawia się pole na procent dla dużych kwot.
• Zostaw puste — recepcja wpisuje zadatek ręcznie.

Zaokrąglenie

Na koniec ustawiasz zaokrąglenie proponowanej kwoty: bez zaokrąglenia (np. 97,50 zł), do 5 zł (95 lub 100 zł) albo do 10 zł (100 zł). Klikasz „Zapisz ustawienia".

To prosty mechanizm „jeśli klientka była na X, zaproponuj jej Y". Manager raz ustawia reguły, a potem przy sprzedaży system sam przypomina recepcji, co warto dołożyć — bez polegania na pamięci.

Sekcja Administracja → Podpowiedzi (sugestie). Zasada jest jedna: jeśli klient kupił Zabieg A, system podpowie recepcji, by zaproponować Zabieg B.

Jak ustawić regułę

Estelio+ to katalog dodatkowych funkcji, które właściciel może włączyć za niewielką dopłatą miesięczną. Każdy aktywny dodatek pojawia się w menu i jest doliczany do faktury. Dostęp do tej sekcji ma manager / właściciel.

Sekcja Administracja → Moje Estelio+ (Dodatki). Zobaczysz listę rozszerzeń w formie kafelków — każdy z nazwą, opisem, ceną miesięczną i przełącznikiem aktywacji.

Jak włączyć lub wyłączyć dodatek

Jakie dodatki znajdziesz w katalogu

Katalog może się różnić między salonami — część dodatków wdrażana jest etapami (pilotażowo) i pojawia się na liście, gdy jest gotowa dla wszystkich. Po aktywacji dodatku jego kafelki i sekcje pojawiają się w menu oraz na Pulpicie w „Szybkim dostępie".

Największy dowód skuteczności serii zabiegów to porównywalne zdjęcia „przed" i „po". Dodatek zamienia telefon salonu w wystandaryzowany aparat: te same pozy, ten sam kadr, poziomica pilnująca prostego ujęcia. Zdjęcia lecą od razu na serwer i układają się w galerię na profilu klientki — nic nie zostaje w prywatnej galerii telefonu.

Co dostajesz

Pierwsze uruchomienie telefonu (jednorazowe parowanie)

Kod QR pozostaje jako opcja awaryjna (np. sesja z prywatnego telefonu pracownika) — panel sam podpowie „Bez kodu QR: salon ma sparowany telefon", gdy QR jest zbędny.

Zgoda na fotografowanie (RODO)

Zdjęcia sylwetki to dane wrażliwe. Jeśli klientka nie ma w dokumentach podpisanej zgody na fotografię, system pokaże bursztynowe ostrzeżenie przy starcie sesji. Nie blokuje pracy — ale potraktuj to jako sygnał: najpierw zgoda, potem zdjęcia. Wzór zgody trzymasz w Dodatkowych dokumentach klientki.

Zarządzanie (manager)

• Sparowane telefony — lista w Administracja → Dodatki: jaki telefon, kto sparował, kiedy ostatnio użyty. Zgubiony/odchodzący pracownik? Klik „Unieważnij" i telefon traci dostęp.
• Miejsce na serwerze — salon ma limit 2 GB na zdjęcia; system pokazuje zużycie.
• Usuwanie — zdjęcie lub całą sesję można usunąć z galerii (soft-delete, ze śladem w logu).

Klientki dostają elegancką aplikację na telefon (saldo punktów, katalog nagród, promocje, wiadomości od salonu), a salon — narzędzie do nagradzania lojalności bez żadnego klikania punktów. Punkty naliczają się same z paragonów: recepcja wpisuje sprzedaż jak zawsze, resztą zajmuje się system.

Zasada nr 1: punkty liczą się same

• Za każde wydane 10 zł klientka dostaje ustaloną liczbę punktów (stawkę ustawia salon).
• Punkty naliczają się wyłącznie członkiniom Klubu (klientkom z aktywnym kontem w aplikacji) — od momentu dołączenia.
• Zwrot sprzedaży automatycznie odejmuje punkty naliczone za tę transakcję. Edycja kwoty — koryguje. Wszystko bez udziału recepcji.
• Zadatki też punktują — w momencie wpłaty. Zasada jest prosta: za każde przekazanie pieniędzy należą się punkty. Gdy klientka później realizuje zabieg opłacony zadatkiem lub portfelem, punkty nie naliczają się drugi raz — dostała je już przy wpłacie. Dopłata kartą czy gotówką punktuje normalnie.
• Zadatek anulowany, zwrócony albo przepadły za nieprzyjście — punkty wracają do salonu, czyli znikają z konta klientki. Też automatycznie.

Co klientka ma w aplikacji

Jak klientki dołączają — cztery drogi

Panel salonu — sekcja Klub (admin, właściciel i recepcja)

Klub obsługuje także recepcja — to zmiana względem pilotażu, gdy sekcja była tylko dla administratora. Kosmetolog, praktykantka i manager dostępu nie mają.

• Przegląd — statystyki programu: członkinie, punkty, odbiory.
• Nagrody — katalog z cenami w punktach, limitami sztuk i grafikami. Do trzech nagród możesz oznaczyć jako „★ polecane" — te pokażą się klientkom na wierzchu.
• Promocje — oferty z targetowaniem (wszyscy / od X punktów / po konkretnym zabiegu / dawno niewidziane) i opcją „BIORĘ".
• Kampanie — wiadomości do wybranego segmentu klientek (w tym „Wybrane klientki…" — konkretne osoby wskazane z wyszukiwarki, np. do testu push na własny telefon przed wysyłką do wszystkich): od razu albo zaplanowane na termin, z podglądem „tak zobaczy to klientka", licznikiem odczytań i możliwością wycofania.
• Mnożniki ×2 — okno czasowe z podwójnymi punktami (patrz niżej).
• Automaty — pięć samoczynnych akcji nagradzających (patrz niżej).
• Poziomy — progi typu Srebro / Złoto / Diament wg rocznych wydatków.
• Członkowie — lista kont z saldami i ostatnią wizytą, z wyszukiwarką; domyślnie posortowana wg punktów, po 20 na stronę. Kliknięcie w osobę otwiera szczegóły z historią punktów.
• Do obsłużenia — odbiory nagród, zgłoszenia „BIORĘ", wnioski o konto i resety PIN — wszystko z licznikiem przy zakładce i godziną zgłoszenia, żeby było widać, czy klientka czeka dziesięć minut, czy od wczoraj.
• Ustawienia — nazwa klubu, przelicznik punktów, bonus powitalny, punkty za polecenie, kasowanie punktów 1 stycznia, regulamin, link rejestracyjny, QR na ladę.

Cztery narzędzia, które napędzają ruch

Same punkty to za mało, żeby klientka wróciła w martwym tygodniu. Do tego służą cztery mechanizmy — wszystkie działają samoczynnie, po jednorazowym ustawieniu.

Kasowanie punktów 1 stycznia (opcjonalne)

W Ustawieniach Klubu można włączyć zerowanie punktów z początkiem roku. Sens jest handlowy: punkty, które „przepadną", motywują do wykorzystania ich w grudniu — a to zwykle najlepszy miesiąc salonu.

• Włączenie w trakcie roku nie kasuje bieżących punktów — pierwsze zerowanie nastąpi dopiero 1 stycznia następnego roku.
• W aplikacji klientka widzi na karcie salda „ważne do 31 grudnia".
• Po zerowaniu aplikacja pokazuje świeży start, a nie listę strat — celowo, żeby program nie kojarzył się z karą.
• Poziomy liczą się od wydatków, nie od punktów, więc zerowanie punktów nie odbiera klientce statusu.

Jedna klientka, kilka salonów

Jeśli klientka korzysta z kilku salonów działających na Estelio, ten sam numer telefonu daje jej jedną tożsamość i jeden PIN — w aplikacji przełącza się między salonami, bez wylogowywania. Punkty i nagrody są osobne dla każdego salonu; żaden salon nie widzi danych drugiego.

Ręczne punkty — wyjątek, nie reguła

Z kafla Klub na profilu klientki admin może dopisać lub odjąć punkty ręcznie (np. bonus za opinię w Google, rekompensata za wpadkę). Każda ręczna korekta wymaga powodu i zostaje w historii punktów klientki — widzi ją także sama klientka w apce.

Klientka pisze na Instagramie, że chce się umówić — a salon wymaga zadatku. Zamiast dyktować numer konta i liczyć na przelew „kiedyś", wysyłasz jej link: klientka najpierw akceptuje regulamin salonu, potem płaci online (tpay). System zapisuje kto, kiedy i z jakiego adresu IP zaakceptował — bezcenne przy sporze o odwołaną wizytę.

Dlaczego nie wysłać po prostu linku z tpay?

• Regulamin przed płatnością — klientka nie może zapłacić, nie potwierdziwszy, że zna zasady (odwołania wizyt, przepadek zadatku). Zwykły link tpay tego nie robi.
• Dowód w systemie — akceptacje trzymane są przy kliencie: data, godzina, adres IP. Przy sporze „nikt mi nie mówił o regulaminie" masz twardy zapis.
• Porządek — lista wszystkich wygenerowanych linków (z wyszukiwarką) pokazuje komu, kiedy, na ile i czy regulamin został zaakceptowany.

Dobre nawyki

• Zawsze podawaj kwotę i opis — klientka widzi wtedy na stronie dokładnie za co płaci, a Tobie łatwiej później dopasować wpłatę do rezerwacji.
• Po zaksięgowaniu wpłaty wpisz zadatek w Estelio (Sprzedaż → Wpłata zadatku, metoda TPay) — link załatwia płatność i regulamin, ale portfel klientki prowadzi system.
• Klientka podpisała regulamin już wcześniej? System to wie — przy kolejnych linkach krok akceptacji jest pomijany i klientka trafia od razu do płatności.
• Link można skopiować też z paska adresu panelu tpay — system sam rozpozna i naprawi taki „panelowy" adres na właściwy link płatności.

📊 Statystyki miesięczne (Administracja → Płatności online)

Manager widzi w Administracja → Płatności online (tpay) tabelę miesiąc po miesiącu: ile linków utworzono, ile zostało zaakceptowanych (klientka potwierdziła regulamin i przeszła do płatności), ile wygasło po 7 dniach, ile anulowano i ile jeszcze oczekuje. Duża liczba wygasłych to sygnał, że linki wysyłane są za późno albo bez wyjaśnienia, po co.

Moduł Analiza to wszystkie raporty finansowe i sprzedażowe salonu. Cały moduł widzą wyłącznie manager i właściciel — to liczby zarządcze. Recepcja, kosmetolog i praktykantka nie mają do niego dostępu.

Podsumowanie dnia

Kasowy raport jednego dnia. Wybierasz datę i widzisz:

• Osobne karty utargu wg metody płatności: Gotówka, Karta/BLIK, Przelew, MediRaty, TubaPay, Booksy.
• Liczbę transakcji i licznik, ile było każdą metodą.
• Tabelę wszystkich transakcji dnia: godzina, klient, zabieg/produkt, kwota, sposób płatności, sprzedawca.

To raport, który manager najczęściej sprawdza na koniec dnia, żeby zgodzić kasę.

Podsumowanie miesiąca

Szerszy obraz całego miesiąca. Pokazuje:

• Całkowity przychód — z porównaniem do poprzedniego miesiąca (czy rośnie, czy spada).
• Podział na metody płatności (procent i kwota każdej).
• Liczbę sprzedanych kosmetyków i suplementów.
• Ranking pracowników i ranking zabiegów (najlepsze i najrzadziej wybierane).
• Wykres sprzedaży dziennej oraz dziennik finansowy (rozbicie każdego dnia na metody płatności).

Zestawienie roczne

Widok całego roku — dla właściciela patrzącego z lotu ptaka:

• Wynik roczny (zysk) i średnia miesięczna.
• Tabela miesiąc po miesiącu: przychód, koszty, zysk/strata.
• Wykres łączący przychód, koszty i zysk przez cały rok.

Bardziej szczegółowe raporty w module Analiza — skupione na konkretnym pracowniku, konkretnym zabiegu, na skuteczności konsultacji oraz na wnioskach, których nie widać gołym okiem. Wszystkie tylko dla managera i właściciela.

Dashboard pracownika

Wybierasz pracownika i widzisz pełny obraz jego sprzedaży:

• Sprzedaż zabiegów, kosmetyków (ze sztukami) i suplementów (ze sztukami).
• Średnia transakcja i udział w całym utargu (%).
• Strukturę sprzedaży (wykres), top 5 najczęściej sprzedawanych pozycji.
• „Najlepszy paragon" 🏆 — największa pojedyncza sprzedaż.
• Obszary do poprawy — zabiegi, których dana osoba w ogóle nie sprzedaje.
• Ranking całego zespołu (wykres słupkowy).

Analiza zabiegu

Wybierasz konkretny zabieg i sprawdzasz, jak się sprzedaje:

• Utarg z zabiegu w bieżącym miesiącu, jego udział w całym obrocie i dynamika miesiąc do miesiąca.
• Ile sztuk sprzedano i jaka jest średnia cena.
• „Złoty pracownik" — kto najlepiej sprzedaje ten zabieg.
• Wskaźnik lojalności (powracalności) — czy klienci wracają na serię.
• Sezonowość (wykres roczny) i w które dni tygodnia klienci najczęściej go kupują.
• Rozwijana analiza kosmetyków — ranking produktów Top 20, sortowany po kwocie, ilości lub nazwie.
• 📊 Pełny raport (CSV) — eksport całej historii sprzedaży do pliku: gotowa tabela zabieg × miesiąc z sumami oraz surowe transakcje. Plik otwierasz w Excelu albo wrzucasz do narzędzia AI, żeby zadawać własne pytania („które zabiegi rosną od wiosny?"). Dopłaty są scalone z zabiegiem głównym, tak jak w Analizie.

Analiza konsultacji

Raport skuteczności konsultacji (rozmów sprzedażowych). Ma zakładki: Przegląd główny, Dziennik, Lista miesięczna, Raport oraz 📄 Raport reklamowy.

• Sprzedane pakiety — łączna wartość pakietów domkniętych na konsultacjach.
• Wartość upsellu — ile udało się dosprzedać ponad pierwotny plan.
• Skuteczność (%) — jaka część konsultacji kończy się sprzedażą.
• Analiza indywidualna pracownika: jego utarg z pakietów, dosprzedaż, skuteczność zamknięcia i najczęstsze zabiegi.
• Dziennik konsultacji: data, klient, zabiegi, źródło (np. reklama), pakiet, upsell, konsultant.
• 📄 Raport reklamowy — zanonimizowany raport skuteczności kampanii dla firmy, która dostarcza leady: wybierasz zakres miesięcy (do 24), klikasz „Pokaż", a „Zapisz PDF" otwiera okno drukowania przeglądarki (wybierz „Zapisz jako PDF"). Raport zawiera tylko sumy — liczbę konsultacji z reklamy, sprzedane pakiety, skuteczność, wartości — bez imion, nazwisk, telefonów i danych pracowników. Widzą go wyłącznie admin, właściciel i manager; uprawnienie jest sprawdzane po stronie serwera, nie tylko w menu.

Inteligentna analiza

Raport, który wyłapuje rzeczy łatwe do przeoczenia:

• Nowi vs powracający klienci — ilu pozyskano w tym roku i ile przychodu wygenerowali, a ilu wróciło z poprzednich lat.
• Średnia wartość paragonu (AOV) z trendem za ostatnie 12 miesięcy.
• Analiza koszyka — co najczęściej sprzedaje się razem (pomysły na pakiety i podpowiedzi sprzedaży).
• Śpiący VIP-owie — klienci, którzy wydali sporo i bywali regularnie, ale nie pojawili się od 3+ miesięcy. Gotowa lista „do obdzwonienia": klient, ile wydał łącznie, ostatnia wizyta.

Tu manager ustawia miesięczne cele sprzedażowe dla pracowników i śledzi, jak im idzie. To narzędzie motywacyjne — pokazuje każdej osobie, ile już zrobiła i ile zostało do celu. Dostęp: manager i właściciel.

Podgląd wyników pracownika

Sekcja Analiza → Wyniki i cele. Wybierasz pracownika i miesiąc, klikasz „Odśwież" — system generuje raport realizacji celu: ile sprzedał, jaki ma target, jaki procent realizacji, ile dni i utargu zostało.

Konfigurator targetów

Z tego samego widoku otwierasz konfigurator targetów — ustawiasz cele na dany miesiąc (np. „Kasia: 12 000 zł utargu", „Dominika: 15 000 zł"). System na bieżąco liczy postęp.

Sam przychód nie mówi, czy salon zarabia. Sekcja Koszty pozwala wpisać wydatki, dzięki czemu raporty roczne pokazują realny zysk, a nie tylko utarg. Dostęp ma właściciel / megaadmin (to najbardziej wrażliwe liczby).

Sekcja Analiza → Koszty. Koszty wpisujesz per miesiąc i dzielisz je na dwie części:

• Część stała — niezależna od sprzedaży (czynsz, pensje, abonamenty, leasing).
• Część zmienna — rosnąca ze sprzedażą (np. zużycie preparatów, prowizje, koszt na zabieg).

Część zmienną można ustawiać w dwóch trybach: procentowym (X% kwoty zabiegu) lub kwotowym (progi). Każdą kategorię kosztu dodajesz osobno, a cały miesiąc możesz powielić z poprzedniego — żeby nie wpisywać czynszu i pensji od nowa.

Tabela kosztów miesiąca

Widzisz listę miesięcy (Miesiąc · Część stała · Część zmienna · Razem) oraz panel szczegółów z pozycjami: Lp. · Nazwa · Część stała · Część zmienna · Razem. Edytujesz, dodajesz i zapisujesz.

Dziennik zdarzeń to czarna skrzynka systemu. Każda ważna akcja — sprzedaż, edycja, usunięcie, zmiana stanu magazynu, korekta awaryjna — zostaje tu zapisana z imieniem osoby i czasem. Manager używa go do kontroli i wyjaśniania nieścisłości.

Sekcja Dziennik zdarzeń (logi). Lista ma kolumny: Data · Kto · Akcja · Opis. U góry jest wyszukiwarka (filtruje po osobie, akcji i opisie) oraz przycisk „Odśwież".

Co system zapisuje

• Dodanie, edycję i usunięcie sprzedaży.
• Dodanie i zmianę klienta.
• Ręczne zmiany stanu magazynu (z powodem) i archiwizację produktów.
• Operacje na zadatkach.
• Operacje na karnetach — zakończenie, przywrócenie i przedłużenie ważności. Wpis podaje imię i nazwisko klientki oraz nazwę zabiegu, a nie sam numer sprzedaży, więc widać od razu, czego dotyczył.
• Zdarzenia Klubu — wydanie nagrody, obsłużenie zgłoszenia, ręczna korekta punktów.
• Dodanie i usunięcie konta pracownika, błędne próby PIN-u.
• Alarmowe modyfikacje z edycji awaryjnej — wyraźnie oznaczone.

Panel rozliczeniowy to osobna strona dla właściciela salonu, gdzie widzi status swojej subskrypcji Estelio, pobiera faktury i zarządza płatnością. To rozliczenie salonu z Estelio — nie ma nic wspólnego z kasą za zabiegi klientek.

Panel otwierasz pod osobnym adresem (strona rozliczeniowa), logując się osobnym loginem i hasłem — innym niż PIN do codziennej pracy. To celowe: do faktur i płatności wchodzi tylko właściciel.

Co widzisz w panelu

• Status subskrypcji — Aktywna / Nieaktywna, data ważności, data rejestracji.
• Abonament — kwota miesięczna (z informacją o ewentualnej promocji).
• Dane salonu — nazwa, e-mail, telefon, miasto.
• Historia faktur — numer, data, kwota brutto, link do PDF do pobrania.
• Zarządzanie płatnością — przycisk „Otwórz panel Stripe".

Panel płatności (Stripe)

Przycisk „Otwórz panel Stripe" przenosi do bezpiecznego panelu operatora płatności, gdzie właściciel może: zmienić kartę, pobrać potwierdzenia płatności i — w razie potrzeby — anulować subskrypcję. Estelio nie przechowuje danych karty; obsługuje to Stripe.

Esti to wbudowany asystent pomocy. Gdy nie wiesz, jak coś zrobić, zadajesz pytanie własnymi słowami, a Esti podpowiada odpowiedź na podstawie tego przewodnika i bazy pytań przygotowanej przez salon. To szybsza droga niż przewijanie całej dokumentacji.

Jak działa

Esti dopasowuje Twoje pytanie do słów kluczowych i pokazuje pasującą odpowiedź. Nie „zgaduje" — sięga do przygotowanych treści: tego przewodnika oraz wpisów dodanych przez managera w bazie wiedzy. Dzięki temu odpowiedzi są zgodne z tym, jak naprawdę działa system.

Baza wiedzy — pytania i odpowiedzi salonu

Manager / właściciel może rozbudować Esti o własne pytania w sekcji Baza wiedzy (Chat pomocy):

• Słowa kluczowe — po czym Esti rozpozna pytanie (np. „zadatek, zaliczka, portfel").
• Odpowiedź — gotowa treść, którą Esti pokaże (można pogrubić tekst, dodać link).
• Każdy wpis można edytować i usuwać; widać licznik wpisów.

Dzięki temu salon może dopisać odpowiedzi na swoje własne sytuacje — np. „Jak rozliczyć voucher świąteczny?" czy „Gdzie wpisać sprzedaż z Booksy?".

System pokazuje każdej roli inny zestaw narzędzi. Zamiast czytać wszystko od deski do deski, znajdź poniżej swoją rolę i zacznij od tego, co naprawdę robisz na co dzień. Resztę doczytasz, gdy będzie potrzebna.

Jestem recepcją

Twoje codzienne narzędzia to sprzedaż, klienci, zadatki i magazyn. Najważniejsze sekcje tego przewodnika dla Ciebie:

• Sprzedaż — wpisywanie transakcji, multisprzedaż (zabieg + detal + zadatek), płatność Mix.
• Zadatki — przyjmowanie i rozliczanie wpłat z portfela klientki.
• Zwroty i karnety — przycisk ↩ Zwrot zamiast ręcznych korekt; pilnowanie ważności pakietów (Przedłuż / Zakończ).
• Klienci — dodawanie kartoteki, RODO, dodatkowe dokumenty, urodziny.
• Magazyn — sprawdzanie stanów, „Co zamówić?", przyjmowanie dostaw.
• Pulpit i Zadania — plan dnia, panel „Do sprawdzenia", alerty, zadania od managera.
• Dodatki (jeśli aktywne) — sesje Foto przed/po, zapisywanie klientek do Klubu, linki do płatności.

Jestem kosmetologiem

Widzisz głównie sprzedaż i klientów. Skup się na:

• Sprzedaż — przypisywanie zabiegu do siebie (także sprzedaż dzielona, gdy robicie zabieg we dwie).
• Klienci — historia klientki, notatki, „Łącznie wydano", konsultacje.
• Konsultacje — zapisywanie ustaleń i planu zabiegów dla klientki.
• Retencja — kogo zaprosić na kolejną wizytę, żeby seria nie wygasła.

Jestem praktykantką

Masz dostęp do magazynu — to tu się uczysz porządku w salonie:

• Magazyn — sprawdzanie stanów, przyjmowanie towaru, zgłaszanie braków.
• Inwentaryzacja — udział w spisach (liczenie, wpisywanie różnic).

Gdy Twoje obowiązki się rozszerzą, manager zmieni Ci rolę i odblokuje kolejne sekcje (np. dodawanie klientek).

Jestem managerem / właścicielem

Masz pełen system. Poza codzienną obsługą zwróć uwagę na:

• Administracja — konta i PIN-y, cennik zabiegów, rabaty, zadatki, podpowiedzi sprzedaży.
• Analiza — dzień/miesiąc/rok, dashboard pracownika, analiza zabiegu, inteligentna analiza.
• Wyniki i cele — targety dla zespołu.
• Koszty — żeby raporty pokazywały realny zysk.
• Dziennik zdarzeń — kontrola i wyjaśnianie nieścisłości.
• Moje Estelio+ — dodatki (Foto przed/po, Klub, Link do płatności): włączanie, konfiguracja, sekcja Klub w panelu.
• Panel rozliczeniowy — abonament Estelio i faktury (osobne logowanie).

Krótkie wyjaśnienia słów, które padają w systemie i w tym przewodniku. Gdy coś brzmi niejasno — zajrzyj tutaj, zamiast się domyślać.

Pracujesz na danych klientek — imionach, telefonach, historii zabiegów, czasem zdjęciach. To dane wrażliwe. Kilka prostych nawyków sprawia, że salon jest bezpieczny i zgodny z RODO, a Ty masz spokój.

Twój PIN to Twój podpis

• Każda akcja w systemie jest zapisana pod kontem, z którego ją wykonano. Twój PIN = Twoja odpowiedzialność.
• Nie udostępniaj PIN-u nikomu — nawet koleżance „na chwilę". Jeśli ktoś coś popsuje na Twoim koncie, w logach widać Ciebie.
• Każdy pracownik ma własne konto. Jeśli ktoś nowy nie ma jeszcze loginu — manager zakłada go w Kreatorze dostępów.

Ekran i wylogowanie

• Odchodzisz od komputera w recepcji? Wyloguj się (czerwony przycisk u dołu menu) albo zablokuj ekran.
• Nie zostawiaj otwartej kartoteki klientki na widoku innych klientek czekających w recepcji.
• Sesja i tak wygasa po kilku godzinach, ale nie polegaj na tym — wyloguj się ręcznie.

Zgody i dokumenty klientki

• Nowa klientka = komplet RODO + regulamin do podpisania (sekcja „Dokumenty / RODO" w jej profilu).
• Dodatkowe dokumenty (konsultacje, testy alergiczne, skany) wgrywasz w sekcji „Dodatkowe dokumenty".
• Gdy klientka prosi o „zapomnienie" w ramach RODO — nie usuwaj jej sam. Zgłoś managerowi: jest osobna procedura, która anonimizuje dane, ale zachowuje liczby sprzedaży (prawo podatkowe wymaga przechowywania ich przez 5 lat).

Czego nie robić

Drobne ustawienia i triki które ułatwiają pracę. Większość zauważysz dopiero po tygodniu używania — warto poznać od razu.

Dark Mode

U dołu lewego menu jest przycisk "☾ Dark Mode". Klik = przełącza na tryb ciemny — przyjemniejszy dla oczu wieczorem, gdy światło w salonie jest już przygaszone. Ustawienie zapamięta się dla Twojej przeglądarki — nie musisz włączać przy każdym logowaniu.

Hard refresh — gdy coś dziwnie wygląda

Czasem po aktualizacji systemu trzeba odświeżyć stronę pełnym przeładowaniem (przeglądarka cache'uje stare pliki):

• Windows / Linux: Ctrl + Shift + R
• Mac: ⌘ + Shift + R

Wtedy wyłapywane są najświeższe wersje plików. Standardowe F5 czasem nie wystarczy.

Skróty przeglądarki

Praca na tablecie / telefonie

Estelio działa na tablecie i telefonie. Większość czynności (sprzedaż, klienci, zadania) działa OK na tablecie. Na telefonie też, ale małe pola = łatwo o pomyłkę. Zalecane:

• Komputer / laptop — domyślne
• Tablet — przy ladzie, dla recepcji
• Telefon — szybki podgląd, np. zerknąć kogo masz na jutro

Co robić jak system "się zawiesi"

1. Odśwież stronę (F5)
2. Jeśli dalej — hard refresh (Ctrl+Shift+R)
3. Jeśli dalej — sprawdź internet w salonie (zalogować się można?)
4. Jeśli dalej — zgłoś managerowi, on zgłosi do twórców

Komunikat „Sesja wygasła" — co znaczy

Pojawia się w dwóch sytuacjach i w obu wystarczy zalogować się ponownie:

• Po 8 godzinach bez aktywności — zabezpieczenie na wypadek komputera zostawionego na noc. Każde kliknięcie w ciągu dnia odświeża licznik, więc podczas normalnej pracy nie wyrzuca.
• Po wdrożeniu nowej wersji — restart aplikacji wylogowuje wszystkich naraz. To normalne; wdrożenia robione są po godzinach pracy salonów, żeby nie przerywać obsługi.

Jeśli komunikat pojawia się częściej i bez wdrożenia — zgłoś managerowi. Dane wpisane przed wylogowaniem nie giną: zapisana sprzedaż jest zapisana, a niewysłany formularz trzeba wpisać ponownie.

Okna dialogowe na małych ekranach

Każde okno (edycja sprzedaży, zadatek, karnet) mieści się w ekranie — przy niskiej rozdzielczości zawartość przewija się w środku okna, a przyciski „Zapisz" i „Anuluj" są zawsze widoczne. Okno zamkniesz klawiszem Esc albo kliknięciem w ciemne tło obok.

Jeżeli w menu widzisz 📅 Terminarz, Twój salon włączył wewnętrzny kalendarz Estelio. Wizyta łączy klientkę z kartoteki, usługę z cennika i wykonawczynię — a po zabiegu jednym przyciskiem przechodzi do zwykłej Sprzedaży. Nic nie wpisujesz dwa razy. Pełny przewodnik krok po kroku, ze scenkami i FAQ: /pomoc-terminarz/.

Widoki

• Dzień — kolumna na każdą osobę, godziny pracy na jasnym tle, blokady i czas poza grafikiem zakreskowane. Kliknięcie wolnego pola otwiera nową wizytę o tej godzinie i u tej osoby.
• Tydzień — jedna osoba, siedem dni. Kliknij nagłówek dnia, żeby wrócić do zespołu.
• Agenda — lista wizyt na tydzień, także anulowane. Na telefonie dzień też jest listą, nie wąskimi kolumnami.
• Zasoby — gabinety i urządzenia: widać, że wolna osoba to jeszcze nie wolny komplet.
• Mój dzień (kosmetolog) — tylko Twoje wizyty; cudze widzisz jako „Zajęte”.

Skróty: N nowa wizyta, T dzisiaj, strzałki ← → zmieniają dzień, Esc zamyka panel (zapyta, jeśli masz niezapisane dane). Na górze „pokaż anulowane” przywraca odwołane wizyty na siatkę.

Nowa wizyta — pięć kroków

1. Klientka — wpisz nazwisko, telefon albo ID. Nowa klientka? „Dodaj nową klientkę” tworzy jeden profil w kartotece, zgody uzupełniasz później w jej karcie. Samo nazwisko nie łączy historii — sprawdź podobny profil po telefonie.
2. Usługi — z cennika; usługa „brak czasu” jest nieaktywna, dopóki manager nie ustawi czasu trwania. Przy każdej wybierasz wykonawczynię albo „Dowolna właściwa osoba” (tylko osoby z uprawnieniem do tej usługi). Czas możesz dziś skorygować.
3. Termin — data i godzina albo „Znajdź najbliższe terminy” (pełne komplety na 14 dni).
4. Sprawdź komplet — zielono: osoba, gabinet i urządzenie są wolne, widać koniec i ewentualne przerwy między usługami. Czerwono: konkretny powód i lista rozwiązań do kliknięcia.
5. Zapisz wizytę — system sprawdza wszystko jeszcze raz w chwili zapisu. Dwa kliknięcia to nadal jedna wizyta.

Dzień wizyty

• Klientka weszła → Klientka przybyła. Spóźnia się → „Spóźniona” (to tylko informacja, nic nie przesuwa się samo). Nie przyszła → „Nieobecna” — potwierdzasz Ty, zaplanowane usługi stają się „niewykonane”, a termin się zwalnia. Zadatek i ulga za późne odwołanie zostają do rozliczenia w karcie klientki.
• Przy usłudze: Rozpocznij → Zakończ (albo Przerwij / Nie wykonano / Odmowa kwalifikacji z powodem). Zapisuje się faktyczny czas i kto wykonała.
• Rozlicz w Sprzedaży — otwiera formularz sprzedaży z wpisaną klientką, wykonanymi usługami i wykonawczynią. Dodajesz detal, zadatek, wybierasz płatność jak zwykle, zatwierdzasz. Potem wracasz pasek u dołu ekranu: Powiąż sprzedaż — wizyta dostaje numer sprzedaży. Drugi raz się nie rozliczy.

Zmiana terminu i odwołanie

• Zmień termin / osobę — podajesz nowy termin lub wykonawczynię, klikasz „Sprawdź”. Stara wizyta zostaje nietknięta, dopóki nie zatwierdzisz nowej. Jeśli ktoś w tym czasie zmienił tę wizytę, zobaczysz komunikat i aktualne dane.
• Odwołaj / rozpatrz — cała wizyta albo jedna usługa, kto odwołuje (klientka / salon) i powód. Przed potwierdzeniem widzisz skutek: termin zwolniony, jednostka karnetu niezużyta, pieniądze rozliczane w kartotece. Odwołanie wykonanej części nie jest możliwe — ją rozliczasz.

Najczęstsze pytania

• Usługi nie ma na liście albo jest szara „brak czasu”. Manager musi ustawić jej czas trwania w Terminarz → Ustawienia → Usługi. Do tego czasu usługę sprzedasz normalnie, tylko nie umówisz.
• Nikt nie ma wolnych godzin. Dzień bez grafiku = brak terminów. Poproś managera o grafik zespołu (jest przycisk „skopiuj godziny salonu”).
• Widzę „Zajęte” zamiast nazwiska. To wizyta innej osoby — jako kosmetolog widzisz tylko swoje dane klientek.
• Kliknęłam „Zapisz” dwa razy. Powstała jedna wizyta. Przy drugim kliknięciu system rozpoznał powtórzenie.
• „Ktoś zmienił tę wizytę”. Druga osoba zapisała ją chwilę wcześniej. Przeczytaj aktualne dane i zdecyduj jeszcze raz — nic nie zostało nadpisane.

Wpisałam pomyłkową sprzedaż — co teraz?

Wejdź w "Historię sprzedaży", znajdź transakcję, kliknij "Edytuj" lub "Usuń". Każda zmiana jest logowana — manager widzi historię edycji. Nie bój się korygować, lepiej poprawić niż zostawić błąd.

Klientka nie pojawia się w wyszukiwarce, choć była dziś

Może została wpisana z literówką (np. "Kowal" zamiast "Kowalska"). Spróbuj wyszukać po telefonie albo ID. Jeśli faktycznie nie ma — dodaj jako nową, zaznacz w notatkach "wcześniej była — dodano dane".

System się zawiesił/wolno działa

Najpierw odśwież stronę (F5). Jeśli dalej, hard refresh (Ctrl+Shift+R). Jeśli dalej, zgłoś managerowi — może być chwilowa awaria serwera albo internetu w salonie.

Nie pamiętam swojego PIN-u

Manager/admin może go zresetować w sekcji Administracja → Kreator dostępów. NIE używaj cudzego PIN-u (każdy ruch jest logowany do konkretnego konta).

Czy mogę używać Estelio na telefonie?

Tak — system jest responsywny. Większość czynności działa, ale na ekranie laptopa/tabletu jest wygodniej. Najlepsze do szybkich sprawdzeń (kto na jutro, ile wydała Pani Anna).

Co robić jak zauważę błąd albo brakującą funkcję?

Zgłoś managerowi — może to przekazać do twórców systemu (Estelio jest stale rozwijane). Konkretne zgłoszenia są mile widziane.

Klientka prosi o paragon / fakturę

Estelio nie generuje paragonów (kasa fiskalna salonu robi to osobno). Faktury — manager wystawia w odrębnym systemie (np. Fakturownia).

Wpisałam zadatek na złą klientkę

Otwórz "Spis zadatków", znajdź pomyłkowy wpis, edytuj klientkę. Albo zgłoś managerowi, on może oznaczyć stary jako USUNIĘTY i wpisać nowy poprawny.

Klientka straciła swoją kartę lojalnościową — czy mogę odtworzyć?

Estelio nie używa fizycznych kart. "Karta" klientki to jej profil w systemie. Po prostu sprawdź w wyszukiwarce, dane są zapisane.

Mam wpisać sprzedaż w niedzielę gdy salon zamknięty

Możesz logować się z domu (Estelio działa online). Ale UWAGA — wpisana sprzedaż będzie miała datę faktyczną wpisu. Jeśli musisz dorobić sprzedaż z piątku, w komentarzu zaznacz "Wpisane z opóźnieniem - faktyczna data 2026-05-09".

Praktykantka chce dodać klientkę — może?

Tak — praktykantka ma uprawnienia tylko do magazynu/podstawowych rzeczy, ale dodawanie klientów jest zwykle dostępne dla recepcji+. Sprawdź w swoim salonie z managerem.

System pokazuje "Brak uprawnień" — dlaczego?

Próbujesz wejść w sekcję która jest tylko dla manager/admina (np. Analiza). To ochrona — Twoja rola nie ma dostępu. Jeśli uważasz że to błąd, daj znać managerowi.

Klientka kupiła krem ale w raportach pokazuje się jako Suplement (lub odwrotnie)

System patrzy na typ produktu w magazynie. Jeśli klasyfikacja w raporcie wygląda dziwnie — wejdź w magazyn, znajdź produkt, sprawdź dropdown „Typ". Jeśli zły — popraw, zapisz. Historyczne sprzedaże automatycznie przeklasyfikują się w raportach.

Multisprzedaż — co to "+ Detal" zamiast "+ Kosmetyk"?

To etykieta szersza niż „Kosmetyk" — obejmuje kosmetyki, suplementy, witaminy, kosmetyczki, próbki, wszystko co klientka zabiera do domu. Sposób wpisywania identyczny: wybierasz produkt z dropdownu i już.

Co to różowy plus „+ Zadatek" w sprzedaży?

Trzeci typ pozycji w jednej transakcji. Po zabiegu klientka zostawia 200 zł zaliczki na kolejną serię? Dodaj „+ Zadatek" zamiast tworzyć osobną wpłatę. Wszystko leci jednym paragonem: zabieg + krem + zadatek.

Klientka pyta o swoje dodatkowe dokumenty — gdzie je wgrałam?

Profil klientki → sekcja „Dodatkowe dokumenty" (pod RODO). Lista wszystkich plików z notatkami. Klikasz nazwę dokumentu — otwiera się podgląd lub pobiera plik. Każdy dokument można podejrzeć, edytować notatkę albo usunąć (manager+).

Zadanie cykliczne się rozmnożyło — co robić?

System ma UNIQUE INDEX który tego nie pozwala. Ale jeśli mimo to zauważysz powielone zadania — zgłoś managerowi. Mamy procedurę czyszczenia: jeden SQL hurtowy + odzysk osieroconych kategorii i przypisań.

Klientka zapłaciła za zabieg ale nie widać go w „Łącznie wydano"

Najczęstsza przyczyna: sprzedaż została dodana z literówką w imieniu/nazwisku (osobny rekord klienta). Sprawdź w „Historii sprzedaży" datę zabiegu, znajdź transakcję, popraw klienta w edycji. „Łącznie wydano" zaktualizuje się automatycznie.

Dodałam produkt do słownika, ale nie widać go w magazynie (i odwrotnie)

To dwa różne miejsca. Słownik kosmetyków mówi „co i za ile da się sprzedać", a Magazyn liczy ile sztuk jest na półce. Nowy produkt zwykle dodajesz w obu: w słowniku (żeby był do sprzedaży) i w magazynie (żeby śledzić stan).

Chcę dać rabat — wpisać ręcznie czy wybrać z listy?

Jeśli manager zdefiniował rabat w „Kreatorze rabatów", wybierz go z listy — system sam przeliczy i zostawi ślad jaki to rabat. Jeśli to jednorazowy wyjątek, możesz po prostu skorygować cenę ręcznie w pozycji sprzedaży i dopisać powód w komentarzu.

Dwa przyciski „Usuń" w raporcie zamówień — który jest który?

✕ Usuń przy liście „Co zamówić" tylko ukrywa pozycję z podpowiedzi (odwracalne, nic nie rusza w magazynie). 🗑 Usuń przy produktach po dacie przenosi je do Archiwum — używasz, gdy faktycznie utylizujesz preparat. System pyta wtedy o potwierdzenie.

Klientka chce zapłacić część gotówką, część z portfela — jak to wpisać?

Wybierz metodę Mix i rozdziel kwotę między metody (np. Portfel 250 + Karta 50). To jedna sprzedaż, nie dwie. Dzięki temu saldo portfela się zgadza, a statystyki i średni paragon nie są zafałszowane.

Zmieniłam komuś rolę, ale nadal nie widzi nowych sekcji

Poproś tę osobę, żeby się wylogowała i zalogowała ponownie. Menu układa się przy logowaniu według roli — po zmianie uprawnień trzeba odświeżyć sesję.

Gdzie sprawdzę, kto zmienił daną sprzedaż albo stan magazynu?

W Dzienniku zdarzeń (dla managera/właściciela). Wpisz w wyszukiwarkę nazwisko klientki albo nazwę produktu — zobaczysz kto, kiedy i co zmienił, łącznie z alarmowymi modyfikacjami z edycji awaryjnej.

Czym różni się ten przewodnik od asystenta Esti?

To ta sama wiedza w dwóch formach. Przewodnik czytasz całościowo (np. przy wdrożeniu). Esti odpowiada punktowo na konkretne pytanie w trakcie pracy — wpisujesz „klientka oddaje krem", a on od razu pokazuje, co zrobić.

Pomyliłam się przy zadatku albo koszcie — czy to widać managerowi?

Tak, każda zmiana jest w Dzienniku zdarzeń — ale to nie powód do stresu. System jest tak zbudowany, żeby błędy dało się poprawić, a nie żeby kogoś karać. Lepiej od razu skorygować i ewentualnie dopisać powód w komentarzu niż zostawić błąd.

Klientka oddaje produkt / rezygnuje z opłaconego zabiegu — edytować sprzedaż?

Nie. Użyj przycisku ↩ Zwrot przy pozycji w historii na jej profilu — system zrobi ujemny wpis z dzisiejszą datą, poprosi o powód i (przy produktach) zapyta, czy przywrócić sztuki na stan. Edycja jest tylko do poprawiania pomyłek wpisu. Szczegóły w sekcji Zwroty.

Karnet klientki zaraz wygaśnie, a ona nie może przyjść — co robić?

Otwórz „Do sprawdzenia" (kafelek na Pulpicie) albo jej profil i przy karnecie kliknij ＋ Przedłuż ▾, wybierając o ile dni. Przedłużenie zapisuje się ze śladem. Karnet w pełni wykorzystany oznaczasz „Zakończ", żeby nie alarmował.

Klientka pyta „ile mam punktów w Klubie?"

Najprościej: niech zajrzy do swojej apki — saldo ma na ekranie startowym. W panelu saldo i historię punktów widzi admin (kafel Klub na profilu klientki). Pamiętaj: punkty naliczają się tylko członkiniom Klubu i tylko od momentu dołączenia — zakupy sprzed założenia konta punktów nie dają.

Klientka nie pamięta PIN-u do apki Klubu

W apce na ekranie logowania jest „Nie pamiętam PIN-u" — klientka podaje numer telefonu, a w panelu (Klub → Do obsłużenia) pojawia się wniosek o reset. Salon wysyła SMS z linkiem na numer z kartoteki i klientka ustawia nowy PIN. Można też od ręki: profil → kafel Klub → nowy kod QR aktywacyjny. Zalogowana klientka zmieni PIN sama w Profilu apki.

Jak wysłać link do płatności osobie, której nie ma w bazie?

Kafelek „Link do płatności" na Pulpicie → przycisk „Osoba spoza bazy" → wklej link z panelu tpay, podaj kwotę i opis → wyślij wygenerowany link (ważny 7 dni). Klientka zaakceptuje regulamin i zapłaci; gdy przyjdzie na wizytę, dodasz ją do bazy normalnie.

Telefon do zdjęć pisze „Telefon nie jest sparowany"

Ktoś unieważnił telefon w panelu albo wyczyszczono dane przeglądarki. Sparuj ponownie: na komputerze wygeneruj kod QR sesji foto, na telefonie zeskanuj, potwierdź PIN-em i zostaw zaznaczone „Zapamiętaj ten telefon". Skrót „Estelio Foto" na ekranie głównym znów zadziała.

Nie widzę kafelka Foto / Klub / Link do płatności, a koleżanka w innym salonie ma

To dodatki Estelio+ — pojawiają się tylko, gdy właściciel włączy je w Administracja → Moje Estelio+. Sekcja Klub w panelu jest dodatkowo widoczna wyłącznie dla admina. Jeśli salon chce z czegoś korzystać — decyzja i aktywacja należą do właściciela.

Przedłużyłam nie ten karnet — jak to cofnąć?

Przy pomyłkowo przedłużonym karnecie kliknij ✎ Ustaw datę i wpisz datę, która była wcześniej (widać ją w Dzienniku zdarzeń albo w notatce). „Przedłuż" nie ma opcji ujemnej — od tego jest Ustaw datę. Potem przedłuż właściwy karnet.

Klientka wyjeżdża na miesiąc i ma kilka karnetów — klikać każdy osobno?

Nie. W profilu ⋮ Akcje → 🕓 Zawieś wszystkie karnety, wybierz liczbę dni. Wszystkie niezakończone karnety przesuną się naraz, a przy każdym zapisze się zawieszenie.

Mam dwie klientki o tym samym imieniu i nazwisku — jak nie pomylić?

Przy wyborze klientki w sprzedaży podpowiedzi pokazują telefon i ID („Anna Michałowska · 601 234 567 · ID 487"). Wybierz tę z właściwym numerem. Nie dodawaj kropek ani dopisków do nazwiska — ID rozróżnia osoby lepiej i nie psuje Klubu ani wyszukiwania.

Jak sprawdzić, które klientki zgodziły się na publikację zdjęć?

Klienci → Klienci → filtr 📸 Zgoda na publikację → „Jakakolwiek zgoda". Przy nazwiskach jest też plakietka ze statusem zgody. „Warunkowa" oznacza zastrzeżenie (np. bez twarzy) — sprawdź je w profilu przed publikacją.

Komu jeszcze należą się wejścia na urządzenie, które sprzedajemy?

Klienci → Ranking → tryb 🎟️ Aktywne pakiety → wybierz zabieg z listy. Dostaniesz wszystkie klientki z niezakończonym karnetem tego typu, także te po terminie ważności.

Klientka odwołała wizytę po czasie — potrącać zadatek czy nie?

Zajrzyj do profilu: jeśli nad nazwiskiem nie ma żółtej ramki „Odwołanie po czasie", to jej pierwszy raz — zadatek zostaje, a Ty zaznaczasz ulgę w ⋮ Akcje → ⏳ Odwołanie po czasie. Jeśli ramka już jest, zadatek podlega potrąceniu zgodnie z regulaminem.

W Pozostałych Brakach: „Nie zamawiam" czy „Usuń z magazynu"?

„Nie zamawiam" = produkt zostaje w magazynie, tylko znika z listy zamówień (odwracalne, lista „Wycofane z zamówień" na dole). „Usuń z magazynu" = archiwum, produkt znika ze wszystkich list. W razie wątpliwości wybierz „Nie zamawiam".

Klientka z naszej kartoteki rejestruje się w apce Klubu i apka nie pyta jej o PIN — to błąd?

Nie, tak ma być. Osoba, której numer już jest w kartotece, dostaje ekran „Zgłoszenie przyjęte", a Ty w Klub → Do obsłużenia wysyłasz jej link aktywacyjny. PIN ustawia dopiero na tym linku — jeden raz. O PIN od razu pyta tylko osoba zupełnie nowa.

Wszystkim naraz wyskoczyło „Sesja wygasła"

Najpewniej właśnie wdrożono nową wersję — zaloguj się ponownie i zerknij na datę wersji na dole Pulpitu. Jeśli wersja jest stara, zrób Ctrl + F5. Jeśli to się powtarza bez wdrożeń, zgłoś managerowi.

Jak przygotować raport dla firmy od reklam bez danych klientek?

Analiza → Analiza Konsultacji → zakładka 📄 Raport reklamowy → zakres miesięcy → „Pokaż" → „Zapisz PDF". Raport zawiera wyłącznie sumy. Zakładkę widzą tylko admin, właściciel i manager.